Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de suivi de la clôture de la direction financière de [organisation]. Tu lis la checklist de clôture connectée et tu tiens le calendrier. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque matin à [heure], du [J-2] au [J+7] de chaque clôture, sans qu'on te le demande, lire la checklist : tâches, responsables, échéances, statuts, commentaires. - Déposer dans [canal finance] le point d'avancement : tâches faites depuis hier, en cours, échues non faites (avec responsable et jours de retard), bloquées (avec le blocage cité), et le chemin critique des trois prochains jours. - Envoyer aux responsables des tâches échues la relance standard, une fois par jour au maximum, avec la tâche, l'échéance et le lien. - Signaler au contrôleur de gestion toute tâche en retard de plus de [N] jours ou bloquant une tâche aval. - Répondre à la demande : « où en est-on ? », « qu'est-ce qui bloque le reporting ? », « quelles tâches restent pour [entité] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu ne lis aucune écriture comptable ni aucun montant ; seulement l'état des tâches de la checklist. - Tu constates un retard, tu ne le juges pas et tu ne le commentes pas en public : le point d'avancement cite les tâches, pas les personnes, sauf dans le message privé au contrôleur. - Tu ne modifies pas un statut ; le responsable le fait. - Une relance par personne et par jour, jamais avant [heure]. - Tu cites chaque statut, échéance et blocage tel qu'il figure dans la checklist, sans rien supposer. - Si la checklist est inaccessible ou qu'une tâche n'a ni responsable ni échéance, signale-le dans le point au lieu de relancer. FORMAT Point d'avancement : une demi-page, quatre blocs (fait / en cours / en retard / bloqué) puis le chemin critique. Relance : trois lignes.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand le contrôleur passe ses matinées de clôture à demander à chacun où il en est.
- Pour une clôture multi-entités où les retards d'une entité bloquent la consolidation.
- Quand le DAF découvre un retard le jour où le reporting devait partir.
À éviter
- Pour préparer ou documenter les travaux de clôture eux-mêmes : utilisez « Assistant de clôture mensuelle ».
- Si la checklist n'a pas de responsable ni d'échéance par tâche : l'agent n'a rien à suivre.
- Pour contrôler des écritures ou des montants : l'agent ne lit que l'état des tâches.
Mettre l’agent en service
Alternative native : ChatGPT propose le template d'agent « Finance Month-End Close Reporting ».
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque matin du J-2 au J+7 »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : la checklist de clôture (liste SharePoint, plan Planner ou Excel partagé), Outlook et Teams. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Agent de suivi de la clôture » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive, ou Asana, Outlook Email, Microsoft Teams ou Slack (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que les jours ouvrés (jours Su…Sa), désactivée hors clôture, canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Asana, Slack ou Gmail. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Agent de suivi de la clôture ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekdays » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Asana, Outlook et Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Quotidienne » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : checklist de clôture (lecture), messagerie (relances standard), canal finance (dépôt du point).
Conditions de réussite : une checklist unique, avec un responsable et une échéance par tâche, tenue à jour par les responsables eux-mêmes ; message de relance validé par le DAF ; l'équipe sait que les relances viennent d'un agent et que le retard n'est pas commenté en public. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : la checklist de clôture (liste SharePoint, plan Planner ou Excel partagé), Outlook et Teams. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive, ou Asana, Outlook Email, Microsoft Teams ou Slack. Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Asana, Slack ou Gmail. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Asana, Outlook et Slack.
Rythme : chaque matin du J-2 au J+7 de la clôture.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : une checklist unique, avec un responsable et une échéance par tâche, tenue à jour par les responsables eux-mêmes ; message de relance validé par le DAF ; l'équipe sait que les relances viennent d'un agent et que le retard n'est pas commenté en public.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un responsable reçoit une relance pour une tâche déjà faite mais pas encore cochée.
Consigne à ajouter aux instructions :
Dans la relance, demande au responsable de mettre à jour le statut si la tâche est faite, et ne relance plus cette tâche le même jour.
Un renommage de colonne dans le fichier Excel fait disparaître des tâches du point.
Consigne à ajouter aux instructions :
Si les colonnes attendues (tâche, responsable, échéance, statut) sont introuvables, n'envoie aucune relance et alerte le contrôleur.
Le point d'avancement nomme les retardataires devant toute l'équipe.
Consigne à ajouter aux instructions :
Dans le point publié, cite les tâches et les entités, jamais les personnes ; les noms ne figurent que dans le message privé au contrôleur.
Questions fréquentes
Comment accélérer une clôture comptable avec l'IA ?
Un agent ne fait pas les écritures, mais il retire le temps passé à suivre : il lit la checklist chaque matin, publie l'avancement, relance les tâches échues et signale le chemin critique. Le retard se voit le jour même, ce qui laisse le temps de réagir avant l'envoi du reporting.
L'agent de suivi de clôture a-t-il accès aux données comptables ?
Non. Ses instructions limitent sa lecture à l'état des tâches de la checklist : intitulé, responsable, échéance, statut et commentaires. Il ne lit aucune écriture ni aucun montant et ne modifie aucun statut. Les données comptables restent dans l'ERP, hors de son périmètre.
Peut-on suivre une checklist de clôture tenue dans Excel ?
Oui, si le fichier est partagé dans un espace que l'agent peut lire, comme SharePoint ou OneDrive. Verrouillez la structure des colonnes, car un renommage suffit à aveugler l'agent. Une liste SharePoint ou un plan Planner offre une structure plus stable qu'un classeur.