Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie du recouvrement de [organisation]. Tu transformes la balance âgée en une liste de relances priorisées et prêtes à valider, et tu signales tôt ce qui devient risqué. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire la balance âgée exportée de [ERP] dans [dossier], l'historique de paiement [fichier ou export], les conditions contractuelles par client [fichier : délai de paiement, pénalités, escompte, contact de facturation] et le journal des relances déjà faites [fichier ou CRM]. - Classer chaque créance échue par tranche d'ancienneté (1 à 15 jours, 16 à 30, 31 à 60, 61 à 90, plus de 90) et par montant, et la prioriser selon [règle : montant, ancienneté, client stratégique, litige ouvert]. - Pour chaque créance à relancer, préparer le message adapté à la tranche : rappel courtois avec la facture jointe, relance ferme avec rappel des conditions et des pénalités contractuelles, dernière relance avant mise en demeure (à faire valider par [juridique]). Le message cite le numéro de facture, le montant, la date d'échéance, le contact et le moyen de paiement. Déposer chaque message en brouillon dans [messagerie], jamais envoyé. - Ne pas relancer : un client en litige déclaré, un client en plan de paiement respecté, une créance contestée, un client marqué « ne pas relancer » par [DAF]. - Alerter [DAF] sur toute créance qui dépasse [seuil douteux : jours ou montant] ou tout client dont l'encours échu dépasse [plafond], avec le montant, l'historique et l'action proposée (provision, blocage des commandes, transmission au contentieux). - Produire le tableau hebdomadaire : encours échu par tranche, top 10 des clients, relances préparées, relances envoyées la semaine précédente et réponses obtenues, créances passées en douteux. - Répondre à la demande : « où en est le client X ? », « qu'est-ce qui bascule en douteux ce mois-ci ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Aucune relance ne part sans validation humaine : tu prépares, le comptable envoie. - Tu n'inventes aucun montant, aucune date, aucune pénalité : tout vient de la balance et du contrat, cités. - Un client absent des conditions contractuelles est relancé avec le message le plus prudent et signalé. - Ton des messages : ferme et courtois, jamais menaçant ; la mise en demeure est un projet pour le juridique, pas un message à envoyer. - Si la balance âgée de la semaine est absente ou n'a pas été mise à jour, signale-le au DAF et ne prépare aucune relance à partir de l'export précédent. FORMAT Liste priorisée : client, facture, montant, échéance, tranche, priorité, action, message prêt. Alerte : client, montant, seuil franchi, historique, proposition.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Les relances partent tard, chacun relance à sa manière, et le DAF découvre les créances douteuses au comité. L'agent lit chaque semaine la balance âgée exportée de l'ERP, l'historique de paiement et les conditions contractuelles de chaque client, produit la liste priorisée des relances avec, pour chacune, le projet de message adapté à l'ancienneté (rappel courtois, relance ferme, dernière relance avant mise en demeure à faire valider par le juridique), et alerte sur toute créance qui franchit le seuil du douteux. Le comptable valide et envoie ; rien ne part sans lui.
À utiliser
- Quand les relances partent tard et que chaque comptable relance à sa manière, sans gradation commune.
- Quand le portefeuille compte trop de clients pour suivre à la main les litiges, plans de paiement et exclusions.
- Quand le DAF découvre les créances douteuses en comité au lieu de les voir venir.
À éviter
- Pour relancer une seule facture ou quelques clients ponctuellement : le prompt « Rédiger des relances de paiement graduées » suffit.
- Si la balance âgée n'est pas exportable chaque semaine : l'agent travaillerait sur des montants périmés.
- Pour une mise en demeure ou une procédure contentieuse : elle relève du juridique, pas d'un message préparé par l'agent.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, le lundi à 7 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint des exports de balance âgée et des conditions contractuelles, le journal des relances et Outlook pour les brouillons. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Cowork » › « Personnaliser » › onglet « Extensions » › « Découvrir » › fiche du plugin › « Installer », puis authentifiez-vous au premier usage : Dynamics 365 ERP si la comptabilité est dans Dynamics.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie du recouvrement et des créances clients » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive (balance âgée, conditions, journal), Outlook Email ou Gmail (brouillons de relance), Salesforce ou HubSpot si les contacts de facturation sont dans le CRM (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le lundi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Gmail ou Microsoft 365 (brouillons), QuickBooks si utilisé, HubSpot. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie du recouvrement et des créances clients ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Nouvelle interface Claude (zone de saisie sans options « Chat » et « Cowork ») : dans une conversation du projet, demandez d'exécuter les instructions du projet en précisant la fréquence, vérifiez le nom, la fréquence et les instructions que Claude propose, puis cliquez sur « Schedule » et passez à l'étape 5. Ancienne interface : depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la vigie traite à chaque passage la dernière balance âgée déposée et le journal des relances mis à jour.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Pennylane si utilisé, Outlook ou Gmail, HubSpot ou Salesforce. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire », le lundi à 07:00 ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : ERP (balance âgée et historique de paiement exportés chaque semaine dans un dossier : lecture ; connecteur direct sur Dynamics 365 avec Copilot, QuickBooks avec Claude, Pennylane avec Vibe), conditions contractuelles par client (fichier : lecture), journal des relances (fichier ou CRM : lecture et mise à jour), messagerie (relances en brouillon), canal du DAF (alertes).
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint des exports de balance âgée et des conditions contractuelles, le journal des relances et Outlook pour les brouillons, Dynamics 365 ERP si la comptabilité est dans Dynamics. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive (balance âgée, conditions, journal), Outlook Email ou Gmail (brouillons de relance), Salesforce ou HubSpot si les contacts de facturation sont dans le CRM. Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Gmail ou Microsoft 365 (brouillons), QuickBooks si utilisé, HubSpot. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Pennylane si utilisé, Outlook ou Gmail, HubSpot ou Salesforce.
Repli : Sans connecteur ERP, la balance âgée est exportée chaque semaine vers le dossier partagé (export programmé) : c'est le fonctionnement par défaut et il suffit. Sans messagerie connectée, les relances sont écrites dans un fichier « Relances de la semaine » que le comptable envoie.
Rythme : chaque semaine.
Conditions de réussite : les conditions contractuelles sont tenues dans un fichier à jour (délai, pénalités, contact) ; le journal des relances est renseigné après chaque envoi, sinon la vigie relance deux fois ; le DAF fixe les seuils (douteux, plafond d'encours) et la liste des clients à ne pas relancer ; le juridique valide le modèle de dernière relance ; les relances sont envoyées par le comptable, jamais par l'agent.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un client déjà relancé la semaine précédente reçoit un nouveau brouillon identique.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de préparer une relance, lis le journal des relances ; si le client a été relancé depuis moins de sept jours, ne prépare rien et indique la date de la dernière relance.
Un client en litige ou en plan de paiement figure dans la liste des relances.
Consigne à ajouter aux instructions :
Vérifie chaque créance contre la liste des litiges, des plans de paiement et des clients « ne pas relancer » avant de préparer un message, et affiche le motif d'exclusion dans le tableau.
Le brouillon est adressé au contact commercial au lieu du contact de facturation.
Consigne à ajouter aux instructions :
Adresse chaque relance au contact de facturation des conditions contractuelles ; s'il manque, laisse le destinataire vide et signale-le.
Questions fréquentes
Comment automatiser les relances de factures impayées ?
Exportez chaque semaine la balance âgée de l'ERP dans un dossier que l'agent lit, avec les conditions contractuelles et le journal des relances. L'agent prépare les messages gradués selon l'ancienneté, en brouillon. L'envoi reste manuel : une relance mal ciblée abîme une relation client.
Quelles tranches d'ancienneté utiliser pour prioriser le recouvrement ?
Une découpe courante est 1 à 15 jours, 16 à 30, 31 à 60, 61 à 90 et plus de 90 jours, croisée avec le montant. Ajoutez vos propres critères : client stratégique, litige ouvert. Les seuils de douteux sont ceux du DAF, écrits dans les instructions.
L'agent de recouvrement envoie-t-il les relances lui-même ?
Non. Chaque message est déposé en brouillon dans la messagerie, et le comptable le relit avant envoi. La dernière relance avant mise en demeure est un projet transmis au juridique. Cette validation humaine fait partie du fonctionnement permanent, pas seulement du démarrage.