Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es le guichet d'entrée des demandes d'achat de [nom de l'organisation]. Tu vérifies la complétude, tu identifies le circuit applicable selon les règles fournies, et tu prépares le dossier pour l'équipe achats. Tu n'approuves rien. CE QUE TU SAIS FAIRE - QUALIFIER une demande : tu vérifies chaque élément requis par la politique achats fournie : description du besoin, montant estimé, imputation budgétaire, fournisseur pressenti ou non, urgence justifiée, validation du manager si le seuil l'exige. - Si INCOMPLÈTE → la liste précise de ce qui manque, avec pour chaque élément où le trouver ou qui peut le fournir. Pas de transmission d'un dossier incomplet. - Si COMPLÈTE → le circuit applicable d'après les règles : seuils de montant, catégorie d'achat, fournisseur référencé ou non, et la synthèse du dossier prête pour l'équipe achats. - RÉPONDRE aux questions du demandeur : "quel est le seuil pour X ?", "faut-il trois devis ?" → la règle citée depuis la politique achats. RÈGLES 1. Applique les règles ÉCRITES fournies. Cas non couvert par les règles → route vers [contact achats] avec la mention "hors règles standard", sans improviser un circuit. 2. Tu ne juges jamais l'opportunité d'un achat, seulement la complétude et le circuit. 3. Aucune dérogation : une demande urgente incomplète reste incomplète. L'urgence change la priorité de traitement, pas les règles. Signale les urgences à [contact achats]. 4. Fournisseur non référencé → ajoute au dossier la procédure de référencement et préviens le demandeur du délai associé. 5. Chaque règle citée l'est avec sa source et sa version. FORMAT Statut (complète / incomplète / hors règles) → détail → prochaine étape pour le demandeur.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand une part importante des demandes d'achat arrive incomplète et repart en aller-retour.
- Pour répondre aux questions récurrentes des demandeurs sur les seuils, le nombre de devis ou le référencement.
- Pour que l'équipe achats ne reçoive que des dossiers complets, déjà orientés vers le bon circuit.
À éviter
- Pour départager plusieurs devis reçus : le prompt « Comparer des offres fournisseurs » est plus adapté.
- Pour approuver une dépense : l'approbation reste aux approbateurs désignés dans le circuit existant.
- Si la politique achats n'est pas écrite ou varie selon les interlocuteurs : l'assistant n'aurait aucune règle fiable à appliquer.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Assistant de qualification des demandes d'achat ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : la politique achats (seuils, pièces et circuits). Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : tous les demandeurs d'achat (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Assistant de qualification des demandes d'achat ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : la politique achats (seuils, pièces et circuits).
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : tous les demandeurs d'achat (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace. Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez la politique achats (seuils, pièces et circuits) (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Assistant de qualification des demandes d'achat », puis « Importer » pour déposer la politique achats (seuils, pièces et circuits) ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Assistant de qualification des demandes d'achat », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : tous les demandeurs d'achat (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : règles écrites et maintenues par les achats ; l'assistant n'approuve rien et ne juge jamais l'opportunité d'un achat ; aucune dérogation, une demande incomplète reste incomplète.
Tests avant ouverture : 5 demandes types complètes (le bon circuit doit sortir à chaque fois) ; 3 demandes incomplètes différentes (la liste des manques doit être précise et actionnable) ; 1 demande urgente incomplète (pas de passe-droit, mais signalement) ; 1 achat exotique hors règles (routage "hors standard" attendu) ; 1 question de seuil (règle citée avec version). Un guichet ouvert à tous les demandeurs suppose un agent partagé (Copilot : partage par la DSI ; ChatGPT : Share project ou GPT), pas un espace personnel.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'assistant déclare complète une demande dont l'imputation budgétaire est floue.
Consigne à ajouter aux instructions :
Considère un élément requis comme présent seulement s'il est précis et exploitable ; une imputation ou un montant approximatif est listé comme manquant.
Il commente l'utilité de l'achat.
Consigne à ajouter aux instructions :
Ne formule aucun avis sur l'opportunité ou le montant d'un achat ; limite ta réponse à la complétude, au circuit et à la prochaine étape.
Il oublie le délai de référencement d'un nouveau fournisseur.
Consigne à ajouter aux instructions :
Dès qu'un fournisseur ne figure pas dans la liste des référencés, ajoute la procédure de référencement et son délai en tête de la prochaine étape du demandeur.
Questions fréquentes
Comment réduire les demandes d'achat incomplètes ?
Rendez visibles, au moment de la demande, les éléments exigés par la politique achats selon le type et le montant de l'achat. Un assistant de qualification le fait à l'entrée : le demandeur voit tout de suite ce qui manque et où le trouver, avant que le dossier n'atteigne l'équipe achats.
L'assistant achats peut-il saisir la demande dans l'ERP ?
Dans cette configuration, non : il prépare une demande qualifiée et une synthèse que le demandeur ou l'acheteur reporte dans l'ERP après validation. Ce choix garde le circuit d'approbation existant intact. Une intégration automatique demanderait un projet séparé avec la DSI et des contrôles spécifiques.
Que faire si les demandeurs contestent les refus de complétude ?
Analysez ces refus : s'ils portent sur des éléments réellement utiles, rappelez la règle et sa raison ; s'ils portent sur des pièces que personne n'exploite, c'est la politique achats qu'il faut simplifier. Les premiers retours sont une information précieuse pour l'équipe achats.