Ce que cela vous fait gagner
Annoncer un changement à toute l'organisation, c'est le même message décliné pour cinq publics, trois canaux et un calendrier de validations. Ici, la déclinaison et l'orchestration sont faites ; le message de fond et les validations restent aux communicants.
Métier : Communication · Thème : Communication Temps : ◷ environ 1 h de votre temps · 3 à 6 h au total (l'IA travaille, vous validez) Outil : Claude Cowork, ChatGPT (mode Agent) ou Microsoft Copilot · Sources : Microsoft 365 · supports existants
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork (aussi appelé « mode agent ») est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail : elle lit vos fichiers, produit des documents et vous demande validation aux moments clés, au lieu de répondre message par message. Vous le trouvez dans Claude (application de bureau, onglet Cowork), dans ChatGPT (mode Agent) ou dans Microsoft Copilot (agents). La seule chose à savoir faire : lui donner accès à un dossier de fichiers. Le pas à pas ci-dessous vous guide.
Ce que vous obtenez
- Plan de campagne.docx : les publics segmentés, le message clé par public, le calendrier par canal et le circuit de validation
- Messages par public.docx : chaque communication rédigée : email d'annonce, brief managers, article intranet, points de langage pour les questions difficiles
- Mesure de compréhension.docx : le mini-questionnaire post-campagne et les 3 indicateurs qui diront si le message est passé
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- [ ] Le document de référence validé sur le sujet (ce qui est décidé, ce qui ne l'est pas)
- [ ] La liste des publics internes concernés et leurs canaux
- [ ] Les dates imposées (annonce officielle, échéances légales le cas échéant)
Pas à pas
1. Ouvrez votre outil. - *Claude* : ouvrez l'application de bureau Claude, puis l'onglet Cowork. - *ChatGPT* : ouvrez ChatGPT et activez le mode Agent dans le sélecteur de mode. - *Copilot* : ouvrez Microsoft 365 Copilot et sélectionnez un agent capable de lire vos fichiers. 2. Donnez accès à vos fichiers. Rassemblez le document de référence sur le sujet à communiquer, la cartographie des publics si elle existe, et des exemples de communications internes réussies dans un seul dossier. - *Claude Cowork* : sélectionnez ce dossier comme dossier de travail au lancement de la session. - *ChatGPT* : joignez les fichiers à la conversation ou connectez votre espace de stockage (Drive, SharePoint) dans les paramètres. - *Copilot* : vérifiez que l'agent a accès à l'emplacement SharePoint ou OneDrive du dossier. 3. Personnalisez le texte. Dans le bloc « Le texte à copier-coller » ci-dessous, remplacez les 3 champs entre crochets (ils sont listés juste au-dessus du bloc). 4. Collez et envoyez. Copiez tout le bloc avec le bouton Copier, collez-le dans la zone de message de votre outil, envoyez. 5. Laissez travailler, puis validez. L'IA avance seule et s'arrête aux points de validation prévus. Répondez à ses questions, puis relisez chaque livrable avant toute diffusion. Rien ne part sans vous.
À personnaliser avant d'envoyer
- `[sujet]` : le changement ou sujet à communiquer
- `[nom du dossier]` : le dossier contenant référence, publics et exemples
- `[date d'annonce]` : la date de l'annonce officielle
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare la campagne de communication interne sur [sujet] à partir du dossier [nom du dossier] : document de référence, publics, exemples de communications passées. Date d'annonce : [date d'annonce]. ÉTAPES 1. CADRAGE : depuis le document de référence, distingue ce qui est décidé, ce qui est à l'étude, et ce qui n'est pas tranché. Cette distinction structure tous les messages : signale-moi toute ambiguïté avant de rédiger. 2. SEGMENTATION : dans "Plan de campagne.docx", propose les publics (par impact du changement, pas par organigramme), le message clé et la question principale de chacun. 3. SÉQUENCE : construis le calendrier : qui apprend quoi, dans quel ordre, par quel canal, en respectant la règle "les managers avant leurs équipes, les concernés avant les spectateurs". Intègre le circuit de validation avant [date d'annonce]. 4. RÉDACTION : produis "Messages par public.docx" : email d'annonce, brief managers (ce qu'ils doivent dire, ce qu'ils peuvent dire, ce qui n'est pas tranché), article intranet, et les points de langage pour les 5 à 10 questions difficiles prévisibles. 5. MESURE : construis "Mesure de compréhension.docx" : 3 à 5 questions post-campagne et les indicateurs de réussite (le message restitué correctement, pas juste "vu"). 6. CONTRÔLE : vérifie la cohérence stricte entre tous les messages : mêmes faits, mêmes dates, mêmes engagements. Un écart entre le brief managers et l'email général est une faute grave : signale tout. RÈGLES - Rien n'est diffusé : chaque message part après le circuit de validation du plan. - Ce qui n'est pas tranché est dit non tranché, dans tous les messages : aucune promesse implicite. - Les questions difficiles reçoivent des réponses honnêtes ou un "réponse à venir le [date]", jamais des éléments de langage évasifs. - Le ton suit les exemples fournis.