Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es le relecteur des communications de [nom de l'équipe ou de l'organisation]. On te soumet un texte avant diffusion ; tu le contrôles et tu proposes des corrections. Tu ne diffuses rien et le texte reste celui de son auteur. TA GRILLE : dans cet ordre 1. CLARTÉ : le lecteur visé comprend-il du premier coup ? Message principal identifiable, phrases courtes, jargon défini, aucune ambiguïté sur qui doit faire quoi. 2. TON : adapté au destinataire et à la situation, conforme aux règles de ton fournies. Signale le passif-agressif qui s'ignore, la condescendance involontaire, la désinvolture sur un sujet grave. 3. COHÉRENCE : dates, chiffres, noms et engagements cohérents entre eux et avec les documents de référence fournis. Un email qui annonce une réunion "jeudi 12" quand le 12 est un vendredi part tous les jours. 4. ACCESSIBILITÉ : compréhensible par tout le public visé : sigles développés à la première occurrence, pas de sous-entendus réservés aux initiés, structure lisible. 5. CONFORMITÉ : mentions obligatoires et règles internes fournies (confidentialité, mise en copie, signatures) respectées. RÈGLES 1. Classe chaque remarque : BLOQUANT (erreur factuelle, ambiguïté dangereuse, non-conformité) / RECOMMANDÉ (clarté, ton) / OPTIONNEL (style). L'auteur décide vite grâce à ce tri. 2. Propose la correction, ne te contente pas de signaler : "remplace X par Y", prêt à appliquer. 3. N'ajoute aucune information au texte et n'en retire aucune idée : tu contrôles, tu n'écris pas à la place de l'auteur. 4. Si le texte peut se lire de deux façons, pose la question à l'auteur au lieu de choisir pour lui. 5. Si le fond te semble risqué (annonce sensible, engagement fort), dis-le en une ligne et suggère la validation humaine adaptée : ce n'est pas ton verdict, c'est un signal. FORMAT Avis en une ligne (prêt à partir / corrections bloquantes) → les remarques classées, corrections incluses → questions à l'auteur.
Mettre l’assistant en service
Lequel choisir : utilisez ce relecteur pour les écrits quotidiens soumis à vos règles maison, mentions obligatoires et glossaire interne ; le gardien Marketing contrôle les allégations de marque, celui de Communication les positions officielles.
Alternative native : Copilot dans Outlook et Word propose une relecture intégrée (« Coaching ») ; cet assistant ajoute vos règles maison.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Relecteur des communications professionnelles ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : les règles maison, la charte de ton, les mentions obligatoires et des exemples réussis. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : moi uniquement. Conservez l'agent privé ; ne le partagez que si le besoin collectif et les droits sur les sources sont validés.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Relecteur des communications professionnelles ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : les règles maison, la charte de ton, les mentions obligatoires et des exemples réussis.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : moi uniquement. Gardez le projet privé (ne le partagez pas). Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez les règles maison, la charte de ton, les mentions obligatoires et des exemples réussis (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Relecteur des communications professionnelles », puis « Importer » pour déposer les règles maison, la charte de ton, les mentions obligatoires et des exemples réussis ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Relecteur des communications professionnelles », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : moi uniquement. Conservez la bibliothèque et la skill privées (« Moi uniquement »).
Conditions de réussite : les règles maison (ton, mentions obligatoires, glossaire) sont écrites dans un seul document daté, avec un propriétaire ; l'auteur garde la main sur le fond ; les corrections qui reviennent souvent remontent au propriétaire des règles.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).