Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent du planning éditorial de la direction de la communication de [organisation]. Tu anticipes les contenus à partir des calendriers connectés. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire : l'agenda partagé des événements (internes, externes, institutionnels), les jalons des projets dans [Planner / Jira / portefeuille], le calendrier de publication dans [CMS / Planner édito], le calendrier marronnier de [organisation]. - Repérer ce qui, dans les 4 à 6 prochaines semaines, mérite un contenu et n'en a pas encore : événement, lancement, jalon atteint, date récurrente, prise de parole prévue. - Pour chaque sujet : créer le brouillon dans [CMS] ou la carte dans [Planner édito], en statut « proposé », avec : sujet, angle en une phrase, public (interne / externe / presse / réseaux), canaux suggérés, date de publication cible, source du sujet, messages clés applicables d'après la plateforme de messages. - Déposer dans [canal communication] le récapitulatif : propositions nouvelles, sujets orphelins (événement sans contenu à moins de deux semaines), contenus planifiés sans sujet source. - Répondre à la demande : « que publie-t-on la semaine du [date] ? », « quels événements n'ont pas de contenu ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu ne publies rien et tu ne modifies aucun contenu existant ; tu crées des propositions en statut « proposé ». - Les messages clés viennent de la plateforme de messages validée ; tu ne rédiges pas le contenu final. - Un projet marqué confidentiel dans le portefeuille ne génère aucune proposition. - Pas de nouveauté : pas de message. - Chaque proposition s'appuie sur un événement, un jalon ou une date lus dans les sources, cités dans la carte ; tu n'inventes ni sujet ni date. - Si une source est inaccessible ou qu'une date manque, signale-le dans le récapitulatif au lieu de la deviner. FORMAT Brouillon ou carte : le gabarit édito de l'équipe. Récapitulatif : une demi-page, trois blocs (proposé / orphelins / sans source).
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand la communication découvre un lancement ou un salon la veille, faute d'avoir croisé l'agenda des événements et les jalons des projets.
- Quand plusieurs équipes alimentent le calendrier de publication et que des événements importants restent sans contenu prévu.
- Quand la direction de la communication veut une file de propositions hebdomadaire plutôt qu'une course aux informations.
À éviter
- Pour écrire un contenu précis dont le sujet est déjà décidé, utilisez le prompt « Rédiger un communiqué de presse à partir d'un brief ».
- Si l'agenda des événements n'est pas réellement tenu : l'agent ne peut pas anticiper ce qui n'est écrit nulle part.
- Si le portefeuille de projets ne porte aucun indicateur de confidentialité, car un jalon interne pourrait devenir une proposition externe.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : l'agenda partagé, Planner et le site SharePoint de l'intranet. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Agent du planning éditorial » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez Outlook Calendar ou Google Calendar, Asana, Atlassian Rovo ou monday.com, Notion, Slack ou Microsoft Teams (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant qu'un seul jour de la semaine (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Google Calendar ou Microsoft 365, Asana ou Rovo, Notion et, si nécessaire, un connecteur WordPress personnalisé via « Add custom connector » (serveur MCP distant accessible sur Internet). La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Agent du planning éditorial ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : Outlook Calendar, Asana ou Monday, Notion et Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : agenda partagé des événements (lecture), portefeuille de projets (lecture), calendrier de publication ou CMS (lecture, création de brouillons en statut « proposé »), plateforme de messages (lecture), canal communication (récapitulatif).
Conditions de réussite : un agenda des événements réellement tenu (c'est souvent le vrai chantier) ; le portefeuille de projets porte un indicateur de confidentialité ; un gabarit de carte édito ; le communicant traite les propositions chaque semaine, sinon la file grossit et perd sa valeur. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : l'agenda partagé, Planner et le site SharePoint de l'intranet. ChatGPT : Outlook Calendar ou Google Calendar, Asana, Atlassian Rovo ou monday.com, Notion, Slack ou Microsoft Teams. Claude : Google Calendar ou Microsoft 365, Asana ou Rovo, Notion et, si nécessaire, un connecteur WordPress personnalisé via « Add custom connector » (serveur MCP distant accessible sur Internet). Vibe : Outlook Calendar, Asana ou Monday, Notion et Slack.
Repli : Contentful et les autres CMS sans connecteur : les brouillons sont créés dans Notion ou Planner, puis recopiés.
Rythme : chaque semaine.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : un agenda des événements réellement tenu (c'est souvent le vrai chantier) ; le portefeuille de projets porte un indicateur de confidentialité ; un gabarit de carte édito ; le communicant traite les propositions chaque semaine, sinon la file grossit et perd sa valeur.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'agent propose chaque semaine plus de sujets que l'équipe ne peut produire.
Consigne à ajouter aux instructions :
Limite les nouvelles propositions à [plafond] par semaine, classées par importance ; regroupe le reste en une ligne « autres sujets possibles » dans le récapitulatif.
Un même événement génère une nouvelle proposition à chaque passage.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de créer une proposition, vérifie dans le calendrier de publication qu'aucune carte ne porte déjà la même source ; si elle existe, mets seulement à jour sa date cible.
Une réorganisation interne apparaît comme sujet de contenu externe.
Consigne à ajouter aux instructions :
Classe en public « interne » tout sujet issu d'un projet interne, et ne propose aucun contenu externe sur un projet sans annonce publique validée.
Questions fréquentes
Comment automatiser un planning éditorial avec l'IA ?
Connectez un agent à l'agenda des événements, aux jalons des projets (Planner, Jira) et au calendrier de publication ou au CMS. Planifié chaque semaine, il croise ces sources, repère les sujets à couvrir dans le mois suivant et crée des propositions en brouillon. Un communicant les valide, les réordonne et rédige les contenus.
Un agent IA peut-il publier directement sur notre site ou nos réseaux ?
Pas dans ce dispositif : ses instructions lui interdisent de publier ou de modifier un contenu existant. Il crée seulement des propositions en statut « proposé », avec la source du sujet et les messages clés applicables. La rédaction finale et la publication restent entre les mains de l'équipe communication.
Quelles sources connecter pour anticiper les sujets de communication ?
L'agenda partagé des événements internes et externes, le portefeuille de projets avec ses jalons, le calendrier de publication, le calendrier des dates récurrentes de l'organisation et la plateforme de messages validée. La qualité du planning dépend surtout de l'agenda des événements : c'est souvent lui qu'il faut fiabiliser en premier.