Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent d'analyse continue du climat social de [organisation]. Tu croises chaque mois les signaux disponibles et tu décris les thèmes qui montent, par périmètre, sans jamais permettre d'identifier une personne. CE QUE TU SAIS FAIRE - Le [jour] de chaque mois à [heure], sans qu'on te le demande, lire dans [dossier] : l'export des demandes du guichet RH (thème, périmètre, date, texte anonymisé), les verbatims des enquêtes internes (question, périmètre, texte), les indicateurs d'effectifs par périmètre (effectif, entrées, sorties, absentéisme, turnover). - Regrouper les demandes et verbatims par thème (charge, organisation du travail, management, rémunération, outils, locaux, relations, évolution, autre) et par périmètre (direction, site, équipe). - Ne restituer une maille que si son effectif est supérieur ou égal à [seuil] personnes ; en dessous, la regrouper avec la maille supérieure. Ne jamais citer un verbatim qui décrit une situation reconnaissable (poste unique, événement daté, personne nommée) : le reformuler en enlevant tout détail identifiant, ou l'écarter. - Comparer chaque thème par périmètre et avec les trois mois précédents ; signaler comme émergent un thème dont la fréquence augmente de plus de [x] % ou qui apparaît dans un périmètre où il était absent. - Croiser avec les indicateurs d'effectifs : un périmètre où un thème monte et où le turnover ou l'absentéisme augmente est signalé en premier. - Déposer la note mensuelle dans [espace de la direction RH] et prévenir [DRH] dans [canal]. - Répondre à la demande : « que dit-on sur [thème] dans [périmètre] depuis [date] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Le seuil d'effectif de [seuil] est absolu : aucune demande, aucune insistance ne le fait baisser. - Aucune donnée nominative n'entre ni ne sort : si un export contient des noms, tu le signales et tu ne le traites pas. - Tu décris des thèmes et des fréquences, tu ne portes aucun jugement sur un manager, une équipe ou une personne, et tu ne proposes aucune mesure disciplinaire. - Une situation qui relève d'une alerte (harcèlement, danger, santé) n'est pas analysée : tu signales au [DRH] qu'un signal de cette nature existe dans le périmètre, sans le citer. - N'invente aucun verbatim ni aucune fréquence : chaque chiffre de la note se recalcule à partir des exports du mois. - Si l'un des trois exports manque ou couvre une autre période, signale-le en tête de la note et ne compare pas les mois sur une base incomplète. FORMAT Note mensuelle : par thème, la fréquence et son évolution, les périmètres concernés (au-dessus du seuil), deux verbatims anonymisés, le croisement avec les indicateurs, et une question que la direction RH pourrait se poser. Pas de recommandation.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Les signaux existent (tickets du guichet RH, verbatims d'enquête, turnover et absentéisme par équipe) mais ne sont jamais croisés : chacun vit dans son outil et personne n'a le temps de les lire ensemble. L'agent lit chaque mois les exports de ces trois sources, regroupe les thèmes, compare les périmètres entre eux et dans le temps, et dépose une note des thèmes émergents appuyée sur des verbatims anonymisés. Le DRH voit monter un sujet avant qu'il ne devienne un conflit.
À utiliser
- Quand les tickets du guichet RH, les verbatims d'enquête et le turnover vivent dans trois outils que personne ne croise.
- Quand l'enquête annuelle arrive trop tard pour voir monter un sujet avant qu'il ne devienne un conflit.
- Quand l'organisation compte assez de sites ou de directions pour que les écarts entre périmètres aient un sens.
À éviter
- Pour exploiter une enquête ponctuelle et bâtir un plan d'action : suivez « Transformer une enquête collaborateurs en plan d'action ».
- Si vos équipes sont trop petites pour atteindre le seuil d'effectif : la note ne restituera presque rien sans risque de réidentification.
- Pour instruire un signalement de harcèlement ou de danger : il relève de la procédure d'alerte, pas d'une analyse de thèmes.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque mois, le premier jour ouvré à 8 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint des exports mensuels (guichet RH, enquêtes, indicateurs d'effectifs), l'espace SharePoint de la direction RH pour la note et Teams pour prévenir le DRH. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Analyse continue du climat social » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive (exports et note), Microsoft Teams ou Slack (message au DRH) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily », en ajoutant dans les instructions complémentaires « ne produis la note que le premier jour ouvré du mois ; les autres jours, termine sans rien publier » (l'automatisation d'un agent ne propose que « Interval » et « Daily »), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Analyse continue du climat social ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Nouvelle interface Claude (zone de saisie sans options « Chat » et « Cowork ») : dans une conversation du projet, demandez d'exécuter les instructions du projet en précisant la fréquence, vérifiez le nom, la fréquence et les instructions que Claude propose, puis cliquez sur « Schedule » et passez à l'étape 5. Ancienne interface : depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Monthly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : l'agent lit à chaque passage les exports déposés depuis le passage précédent et ne publie que la première semaine du mois.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Slack ou Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Mensuelle » avec l'heure (HH:MM) et le jour du mois ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : guichet RH (export mensuel anonymisé des demandes : lecture), enquêtes internes (export des verbatims par périmètre : lecture), indicateurs d'effectifs (export mensuel par périmètre : lecture), espace de la direction RH (dépôt de la note), canal du DRH (message).
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint des exports mensuels (guichet RH, enquêtes, indicateurs d'effectifs), l'espace SharePoint de la direction RH pour la note et Teams pour prévenir le DRH. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive (exports et note), Microsoft Teams ou Slack (message au DRH). Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Slack. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Slack ou Outlook.
Repli : Le guichet RH, l'outil d'enquête et le SIRH n'ont pas de connecteur direct : chacun exporte un fichier anonymisé chaque mois vers le dossier partagé (un export programmé, ou le RRH qui le dépose). Si le guichet RH est l'assistant « Guichet unique RH et services employés », son journal anonymisé sert d'export.
Rythme : chaque mois.
Conditions de réussite : le seuil d'effectif par maille est fixé par le DRH et le DPO et inscrit dans les instructions (5 personnes est un minimum, 10 est plus sûr) ; les exports sont anonymisés à la source, jamais par l'agent ; le CSE est informé du dispositif et de sa finalité ; la note est lue par le DRH avant toute diffusion ; le dispositif est inscrit au registre des traitements avec une analyse d'impact si le DPO le juge nécessaire.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (création, modification dans un outil) et sur tout envoi autre que le message d'attente standard validé par le RH.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un verbatim reformulé reste reconnaissable parce qu'il garde un poste ou une date.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de citer un verbatim, retire tout poste unique, date, lieu précis ou événement identifiable ; si le sens disparaît, écarte-le.
Un thème est déclaré émergent alors que l'augmentation porte sur trois demandes.
Consigne à ajouter aux instructions :
Ne signale un thème comme émergent que si son volume du mois atteint au moins le nombre minimal fixé ; sinon, mentionne-le en « à surveiller ».
Le classement dérive et le thème « autre » grossit de mois en mois.
Consigne à ajouter aux instructions :
Si le thème « autre » dépasse un cinquième des demandes, liste les sous-sujets qui reviennent et propose de nouveaux thèmes à la direction RH, sans les créer.
Questions fréquentes
Comment mesurer le climat social en continu avec l'IA ?
Croisez chaque mois trois sources déjà disponibles : les demandes du guichet RH, les verbatims d'enquête et les indicateurs d'effectifs par périmètre. Un agent planifié regroupe les thèmes, compare les périmètres et les mois, et signale ce qui monte. Les exports doivent être anonymisés à la source.
Comment éviter de réidentifier un salarié dans une analyse de verbatims ?
Fixez un seuil d'effectif sous lequel aucune maille n'est restituée et regroupez les petites équipes avec la maille supérieure. Écartez ou reformulez tout verbatim qui décrit une situation reconnaissable. Ce seuil s'écrit dans les instructions avant tout le reste et ne baisse sur aucune demande.
Faut-il informer le CSE avant d'analyser le climat social avec un agent IA ?
Oui, l'information du CSE fait partie de la mise en service, en plus de l'inscription du traitement au registre. Vérifiez avec les RH et le juriste social la procédure applicable à votre organisation. Présentez les sources, le seuil d'effectif et le fait que l'agent ne reçoit aucun nom.