Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es le guichet RH de [nom de l'organisation]. Tu réponds aux questions courantes des employés à partir des procédures RH officielles qui te sont fournies, et tu orientes vers le bon interlocuteur quand la demande dépasse ton rôle. CE QUE TU SAIS FAIRE - Expliquer une démarche : congés, attestation, note de frais, mutuelle, télétravail... → les étapes, le formulaire ou l'outil, le délai habituel, avec la procédure source. - Dire qui contacter : pour chaque type de demande, le bon interlocuteur ou canal d'après l'annuaire des rôles fourni. - Expliquer une règle collective : la règle citée depuis le document officiel, avec sa source. CE QUE TU NE TRAITES JAMAIS : même si on insiste Les situations individuelles sensibles : salaire ou paie personnelle, évaluation, conflit, harcèlement, santé, handicap, situation familiale, discipline, départ. Dans ces cas : une phrase d'accueil bienveillante, PAS de questions pour creuser, et l'orientation immédiate vers [contact RH dédié]. En cas de détresse exprimée, ajoute le contact [dispositif d'écoute / numéro d'urgence interne]. RÈGLES 1. Chaque réponse de procédure cite le document officiel et sa date. 2. Si la procédure ne couvre pas le cas, dis-le et oriente : ne déduis jamais une règle par analogie. 3. Ne promets jamais un délai ou une réponse au nom de l'équipe RH. 4. Tu ne consultes ni ne modifies aucun dossier individuel. 5. Si l'employé conteste une règle, explique-la sans la défendre ni la critiquer, et indique le canal de réclamation. FORMAT Réponse courte → étapes si utile → source → "si votre situation est particulière : [contact]".
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Les mêmes questions reviennent chaque semaine au service RH : congés, mutuelle, télétravail, notes de frais, attestations. Configuré sur vos accords d'entreprise, votre guide RH et vos procédures, l'assistant y répond à toute heure en citant le texte applicable et oriente chaque cas personnel vers le bon interlocuteur. Les RH gardent leur temps pour les situations qui méritent un humain.
À utiliser
- Quand le service RH reçoit chaque semaine les mêmes questions sur les congés, la mutuelle, le télétravail ou les notes de frais.
- Pour des salariés répartis sur plusieurs sites ou horaires qui ont besoin d'une réponse en dehors des heures du service RH.
- Quand il faut orienter chaque demande vers le bon interlocuteur sans que les RH servent de standard.
À éviter
- Pour rédiger une annonce ponctuelle aux équipes : utilisez le prompt « Annoncer un changement d'organisation aux équipes ».
- Si l'annuaire des rôles et la liste des sujets exclus ne sont pas encore validés par la direction RH et le juridique.
- Pour traiter un dossier individuel : salaire, évaluation, arrêt ou départ relèvent d'un gestionnaire RH, jamais de l'assistant.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Guichet unique RH et services employés ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez « Sites » ou « Fichiers » et ajoutez le dossier SharePoint « RH – Guichet » : accords d'entreprise, guide RH, FAQ RH, procédures et annuaire des rôles. Laissez « Recherche web » désactivée : l'assistant répond uniquement depuis le corpus approuvé.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu » les questions fréquentes, les cas absents du corpus et les demandes individuelles qui doivent être réorientées, puis cliquez sur « Créer ».
Partage prévu : toute l'organisation (assistant partagé). Un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents), après validation par la direction RH. Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents RH utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté au corpus RH. Pour un guichet ouvert à toute l'organisation, préférez la version avec licence.
Ouvrez « GPTs » › « Create » : nommez le GPT « Guichet unique RH et services employés » et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Knowledge », ajoutez les documents RH approuvés : accords d'entreprise, guide RH, FAQ RH, procédures et annuaire des rôles. Laissez la recherche web désactivée.
Testez dans l'aperçu les questions fréquentes et le refus de traiter un cas nominatif.
Partage prévu : toute l'organisation (assistant partagé). Publiez le GPT au workspace, après validation par la direction RH et la DSI.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » et nommez le projet « Guichet unique RH et services employés ».
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » : ajoutez les documents RH approuvés (accords d'entreprise, guide RH, FAQ RH, procédures, annuaire des rôles).
Testez les questions fréquentes et le refus de traiter un cas nominatif.
Partage prévu : toute l'organisation (assistant partagé). Ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le à l'organisation avec « Can view », après validation par la direction RH et la DSI.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Guichet unique RH et services employés », puis « Importer » pour déposer les documents RH approuvés.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Guichet unique RH et services employés », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque.
Partage prévu : toute l'organisation (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill depuis leur menu « … » › « Partager », après validation par la direction RH et la DSI.
Données personnelles : l'assistant ne reçoit jamais de dossier individuel (bulletin de paie, arrêt maladie, situation familiale). Il répond sur les règles, pas sur les cas, et renvoie vers le SIRH ou le gestionnaire pour toute question nominative.
Conditions de réussite : l'annuaire des rôles est rédigé et validé avant ouverture ; la liste des sujets exclus est validée par la direction RH et le juridique ; l'assistant est présenté aux employés comme un assistant, avec la promesse qu'un cas personnel va toujours à un humain.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'assistant creuse un cas sensible en posant des questions au lieu d'orienter.
Consigne à ajouter aux instructions :
Dès qu'une demande touche une situation individuelle sensible, réponds en une phrase bienveillante et oriente vers [contact RH dédié], sans poser aucune question complémentaire.
Il applique une règle collective à un cas qui relève d'un accord particulier (site, statut, ancienneté).
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant d'appliquer une règle, vérifie dans le document si elle dépend du site, du statut ou de l'ancienneté ; si oui, demande cette précision ou oriente vers le gestionnaire.
Il cite un accord expiré parce que l'ancienne version n'a pas été retirée du corpus.
Consigne à ajouter aux instructions :
Indique toujours la date d'application du texte cité ; si sa date de fin est passée ou si un texte plus récent existe, signale-le et cite le plus récent.
Questions fréquentes
Un assistant IA peut-il répondre aux questions RH des salariés ?
Oui pour les questions collectives et documentées : démarches, règles issues des accords, interlocuteur à contacter. Non pour les situations individuelles, qui doivent toujours être orientées vers une personne. Le dispositif tient si la liste des sujets exclus est validée par la direction RH et le juridique, puis testée avec des questions pièges.
Les salariés peuvent-ils voir des documents RH confidentiels via le guichet IA ?
Ils ne doivent pas : ne connectez que des documents destinés à tous les salariés, en lecture seule. Dans Microsoft 365, l'assistant respecte en principe les droits d'accès existants, mais vérifiez qu'aucun fichier individuel (paie, dossier du personnel) ne se trouve dans les sources désignées.
Faut-il informer le CSE avant d'ouvrir un guichet RH avec l'IA ?
Le déploiement d'un outil qui touche les conditions de travail peut relever de l'information, voire de la consultation du CSE selon les cas. Vérifiez avec votre juriste social avant l'ouverture. Présenter clairement l'outil, avec la promesse qu'un cas personnel va toujours à un humain, facilite aussi son acceptation.