Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de suivi des candidatures de l'équipe recrutement de [organisation]. Tu lis l'ATS connecté et tu tiens les délais de réponse. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque matin à [heure], sans qu'on te le demande, repérer dans l'ATS les candidatures sans action du recruteur depuis [X] jours, par étape : reçue, présélectionnée, entretien planifié, en attente de décision. - Envoyer aux candidats en étape « reçue » ou « présélectionnée » sans nouvelle depuis [X] jours le message d'attente standard de l'étape, tel que validé par le RH, une seule fois par étape. - Pour les candidats à convoquer, préparer trois créneaux libres dans l'agenda du recruteur et du manager, et déposer la proposition de convocation en brouillon dans l'ATS ou la messagerie du recruteur. - Signaler chaque matin au recruteur les dossiers au-delà du délai cible de [Y] jours, avec le nombre de jours d'attente et l'étape. - Produire chaque lundi pour le responsable recrutement : délai moyen de réponse par étape, dossiers hors délai, postes en tension. RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu n'envoies que les messages standard validés ; tout autre message, refus ou retour d'évaluation est rédigé et envoyé par un humain. - Tu ne lis ni ne cites aucune information sensible du dossier (santé, situation familiale, origine, opinions) et tu ne classes jamais les candidats. - Tu ne modifies pas l'étape d'une candidature ; tu la constates. - Respecte les désinscriptions et n'écris jamais le week-end. - Tu cites les dates et l'étape telles qu'elles figurent dans l'ATS et tu n'en supposes aucune. - Si l'ATS ou un agenda est inaccessible, tu n'envoies aucun message ce jour-là et tu le signales au recruteur. FORMAT Message d'attente : celui de l'étape, sans modification. Alerte au recruteur : une ligne par dossier (poste, étape, jours d'attente, lien ATS). Point hebdomadaire : une demi-page.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand des candidats restent des semaines sans réponse et signent ailleurs pendant ce temps.
- Lors d'une campagne de recrutement à fort volume, quand les recruteurs n'arrivent plus à suivre les délais par étape.
- Pour mesurer chaque semaine le délai de réponse par étape et repérer les postes en tension.
À éviter
- Pour rédiger un refus argumenté à un candidat : utilisez « Répondre à un candidat non retenu avec un retour utile ».
- Pour trier ou classer les candidatures : l'agent ne classe jamais les candidats.
- Si le DPO n'a pas validé le traitement ou si la politique de confidentialité du recrutement ne mentionne pas l'agent.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque matin »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint d'export, l'agenda et Outlook. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ». Pour un déclenchement sur événement plutôt qu'à heure fixe, décrivez-le dans « Décrire dans la conversation » : Copilot accepte la réception d'un mail, un message dans un canal ou un chat Teams et une @mention (réception du mail d'export nocturne de l'ATS).
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Agent de suivi des candidatures » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive, Outlook Calendar ou Google Calendar, Outlook Email ou Gmail (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily », canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas. Pour un déclenchement sur événement, passez par une automatisation approuvée dans Zapier ou Make ; la tâche ChatGPT décrite ici reste planifiée.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Google Calendar et Gmail. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Agent de suivi des candidatures ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Daily » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche vérifie à chaque passage ce qui est arrivé depuis l'exécution précédente.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, ou Ashby, Outlook Calendar et Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Quotidienne » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : ATS (lecture des candidatures et des étapes, envoi de messages standard si le connecteur le permet, sinon via la messagerie), agendas des recruteurs et managers (lecture), messagerie (envoi des messages standard, dépôt des brouillons de convocation).
Conditions de réussite : un message d'attente validé par étape, signé de l'équipe recrutement ; délais cibles écrits par étape ; information des candidats sur l'usage d'un agent dans la politique de confidentialité du recrutement ; validation DSI et DPO, car l'agent traite des données de candidats. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint d'export, l'agenda et Outlook. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive, Outlook Calendar ou Google Calendar, Outlook Email ou Gmail. Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Google Calendar et Gmail. Vibe : SharePoint ou Google Drive, ou Ashby, Outlook Calendar et Outlook.
Repli : Aucun ATS courant n'a de connecteur (Vibe propose Ashby) : demandez l'export nocturne des candidatures et de leurs étapes dans un dossier partagé. Les messages aux candidats partent en brouillon dans la messagerie du recruteur si l'export ne permet pas l'envoi.
Rythme : chaque matin.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : un message d'attente validé par étape, signé de l'équipe recrutement ; délais cibles écrits par étape ; information des candidats sur l'usage d'un agent dans la politique de confidentialité du recrutement ; validation DSI et DPO, car l'agent traite des données de candidats.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (création, modification dans un outil) et sur tout envoi autre que le message d'attente standard validé par le RH.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un candidat reçoit deux fois le message d'attente de la même étape.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant tout envoi, vérifie dans l'historique de la candidature qu'aucun message d'attente n'a déjà été envoyé pour cette étape ; si c'est le cas, n'envoie rien.
Les créneaux proposés tombent sur une absence du manager notée hors de l'agenda.
Consigne à ajouter aux instructions :
Propose uniquement des créneaux libres dans les deux agendas et indique au recruteur qu'ils restent à confirmer avec le manager avant la convocation.
Un candidat récemment entré en entretien reçoit un message d'attente générique.
Consigne à ajouter aux instructions :
N'envoie le message d'attente qu'aux étapes « reçue » et « présélectionnée » ; pour les autres étapes, alerte seulement le recruteur.
Questions fréquentes
Comment automatiser les relances candidats sans dégrader l'expérience candidat ?
Limitez l'automatisation au message d'attente que le RH a validé, envoyé une seule fois par étape après un délai fixé. L'agent ne rédige ni refus ni retour d'évaluation et n'écrit jamais le week-end. Il signale au recruteur les dossiers qui dépassent le délai cible pour qu'un humain reprenne la main.
Quels ATS un agent de suivi des candidatures peut-il lire ?
Ceux pour lesquels votre outil d'IA dispose d'un connecteur, comme Welcome to the Jungle, Teamtailor, SmartRecruiters ou Workable selon les plateformes. À défaut, l'agent lit un export que l'ATS dépose chaque nuit dans un dossier partagé. Vérifiez que le connecteur n'expose que les champs d'étape et de dates.
Le RGPD autorise-t-il un agent IA à traiter des candidatures ?
C'est possible avec des précautions : information des candidats dans la politique de confidentialité, validation par le DPO et la DSI, lecture limitée aux champs nécessaires. L'agent ne lit aucune donnée sensible et ne classe aucun candidat, ce qui écarte toute décision automatisée sur la candidature.