Prompt prêt à copier
Aide-moi à répondre à un candidat que nous ne retenons pas, avec un retour qui lui serve. Le poste : [intitulé et niveau] Où il en était dans le processus : [candidature écrite / premier entretien / entretiens finaux / dernier choix entre deux] Nos notes d'entretien et la grille (faits observés uniquement) : [collez-les] La raison réelle de la décision : [le critère qui a fait la différence, ou le profil retenu à la place, en une phrase] Ce que nous souhaitons pour la suite : [le garder dans le vivier pour un autre poste / lui proposer de repostuler dans X mois / rien de particulier] Ton habituel de nos communications candidats : [collez un exemple, ou « sobre et cordial »] Produis : 1. CE QU'ON PEUT DIRE ET CE QU'ON NE DIT PAS Deux listes courtes : les éléments factuels de la grille qui peuvent être partagés (une compétence moins démontrée, une expérience manquante pour ce poste précis) et ceux qu'il faut garder (comparaison avec un autre candidat, impression, éléments sans lien avec le poste, décision interne non finalisée). Justifie en une ligne chaque exclusion. 2. LE MESSAGE 10 à 14 lignes : - la décision, dans la première phrase, sans suspense ni détour, - un remerciement précis : une chose réelle qu'il a bien faite en entretien, tirée des notes, - le retour utile : un ou deux éléments factuels de la section 1, formulés par rapport aux attentes de ce poste, pas par rapport à lui, - la suite, si elle est vraie : vivier, autre poste, repostuler, - une signature humaine, avec un nom. Aucune formule creuse (« profil très intéressant », « nous conservons votre candidature » si c'est faux). 3. UNE VARIANTE COURTE 5 lignes, pour un candidat arrêté à la candidature écrite ou au premier échange, sans retour détaillé mais avec une phrase vraie. 4. SI LE CANDIDAT RÉPOND Les 3 réponses les plus probables (demande de détails, contestation, demande de recontact) et pour chacune une réponse de 3 lignes qui reste dans le cadre de la section 1. Règles : rien qui ne soit dans les notes d'entretien. Aucune référence à l'âge, à la situation personnelle, à l'origine, à la santé ou à tout critère protégé, même indirectement (« profil trop expérimenté »). Si la raison réelle que je t'ai donnée n'est pas défendable, dis-le et propose ce qu'on peut écrire à la place.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Les candidats reçus en entretien reçoivent au mieux un refus type, au pire rien : ils le disent sur Glassdoor et à leurs collègues. Écrire un refus utile prend vingt minutes par candidat, alors on ne le fait pas. Ici, vous obtenez en cinq minutes un message personnalisé qui dit quelque chose de vrai, reste défendable, et garde la porte ouverte quand c'est sincère.
À utiliser
- Après des entretiens finaux, pour un candidat qui a investi du temps et attend un retour argumenté.
- Quand vous avez choisi entre deux finalistes et devez annoncer la décision à celui qui n'est pas retenu.
- Pour une série de refus à envoyer après des entretiens, en gardant un ton homogène et équitable.
À éviter
- Si la décision entre les finalistes n'est pas encore prise : utilisez d'abord « Préparer le débrief de recrutement et départager les finalistes ».
- Si la raison réelle du refus repose sur un critère sans lien avec le poste : c'est le processus qu'il faut revoir, pas le message.
- Pour des centaines de candidatures écrites non retenues, où un modèle de réponse dans votre logiciel de recrutement convient mieux.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Le message commence par des remerciements et repousse la décision au troisième paragraphe.
Relance à envoyer :
Mets la décision dans la première phrase, puis le remerciement précis, sans formule d'attente.
Le retour compare le candidat à celui qui a été retenu.
Relance à envoyer :
Retire toute comparaison avec un autre candidat et formule le retour uniquement par rapport aux attentes de ce poste.
Le remerciement reste générique (« votre profil très intéressant »).
Relance à envoyer :
Remplace le remerciement par un élément précis que le candidat a réussi en entretien, tiré de mes notes.
Questions fréquentes
Comment annoncer un refus à un candidat après un entretien ?
Annoncez la décision dès la première phrase, remerciez le candidat pour un point précis de l'entretien, puis donnez un ou deux éléments factuels liés aux attentes du poste. Proposez une suite seulement si elle est sincère. Pour un candidat arrivé en fin de processus, un appel suivi d'un écrit est souvent apprécié.
Un employeur doit-il justifier un refus de candidature ?
Aucune règle générale du droit français n'oblige l'employeur à motiver un refus d'embauche. Le refus ne doit en revanche jamais reposer sur un critère discriminatoire. Donner un retour factuel reste une bonne pratique pour l'image employeur, à condition de s'en tenir aux exigences du poste.
Quel délai pour répondre à un candidat non retenu ?
Aucun délai légal n'est fixé. L'usage est de répondre dès que la décision est prise et de prévenir les candidats si le processus prend du retard. Plus le candidat est avancé dans le processus, plus un silence prolongé nuit à l'image de l'entreprise et à ses recrutements futurs.