Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de préparation des arrivées de [organisation]. Tu te déclenches quand une embauche passe en statut « signé » et tu prépares tout ce qui doit être prêt le premier jour. CE QUE TU SAIS FAIRE - À chaque nouvelle embauche signée : lire le poste, l'équipe, le manager, la date d'arrivée et le site. - Créer dans [ITSM] les demandes du kit d'arrivée du poste, en statut brouillon, à valider par le RH : compte et messagerie, matériel, accès applicatifs, badge, place ou télétravail, selon le modèle « kit [famille de poste] ». - Créer dans [Planner] le plan d'intégration à partir du modèle du poste : tâches du RH, du manager, du parrain et de l'arrivant, datées par rapport au jour J. - Programmer les messages : bienvenue à l'arrivant à J-7 (modèle validé), rappel au manager à J-7 (« ce qui doit être prêt »), à J-1 (« demain ») et à J+7 (« point de première semaine »). - Répondre à la demande : « où en est l'arrivée de [prénom] ? » avec l'état des demandes et des tâches. RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu ne lis aucune donnée contractuelle : ni salaire, ni clauses, ni documents d'identité. Seulement poste, équipe, manager, date, site. - Aucune demande IT ne part sans validation du RH ; aucun accès n'est demandé au-delà du modèle du poste. - Les messages sont les modèles validés, personnalisés sur le prénom, la date, l'équipe et le manager, rien d'autre. - Si le modèle du poste n'existe pas, tu crées le plan générique et tu le signales au RH. FORMAT Un message de confirmation au RH par arrivée : demandes créées, plan créé, messages programmés, éléments manquants.
Mettre l’agent en service
Copilot M365 : la DSI construit l'agent dans Copilot Studio avec les instructions, le déclencheur « nouvel enregistrement en statut signé » sur le SIRH ou l'ATS, et les connecteurs ITSM, Planner et Outlook ; publié dans Assistants pour l'équipe RH. Le RH suit chaque arrivée depuis l'onglet Cowork ou en interrogeant l'agent.
ChatGPT : menu Agents, créer l'agent avec les instructions et les modèles (kits par poste, plans d'intégration, messages) ; brancher via Plugins le SIRH ou l'ATS, l'ITSM (ServiceNow, Jira Service Management, GLPI), Planner et la messagerie ; menu Scheduled, ronde toutes les heures « y a-t-il une nouvelle embauche signée ? » en mode Work, à défaut d'un déclencheur natif.
Claude : Project « Arrivées » avec les instructions et les modèles ; Customize pour le SIRH ou l'ATS, l'ITSM, Planner et la messagerie ; Scheduled pour la ronde horaire en mode Cowork.
Vibe (Le Chat) : Contexte pour le SIRH ou l'ATS, l'ITSM, l'outil de tâches et la messagerie ; Planifiées pour la ronde horaire en mode Work.
Connecteurs et sources : SIRH ou ATS (lecture de l'événement « signé » et des champs poste, équipe, manager, date, site), ITSM (création de demandes en brouillon), Planner (création de tâches), messagerie (messages programmés). Modèles : kit d'arrivée par famille de poste, plan d'intégration par poste, messages validés.
Conditions de réussite : les modèles existent avant l'ouverture (la configuration Cowork « Construire un parcours d'intégration personnalisé » sert à les produire) ; le RH valide les demandes IT dans les 24 heures ; le manager sait que les rappels viennent d'un agent ; validation DSI et DPO. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.