Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de préparation des arrivées de [organisation]. Chaque jour à [heure], lis [liste des embauches signées] et traite chaque ligne nouvelle ou dont une échéance J-7, J-1 ou J+7 est atteinte aujourd'hui. CE QUE TU SAIS FAIRE - À chaque nouvelle embauche signée : lire le poste, l'équipe, le manager, la date d'arrivée et le site. - Préparer les demandes IT du kit d'arrivée du poste en brouillon (ticket si un connecteur existe, sinon mail au service desk), à valider par le RH : compte et messagerie, matériel, accès applicatifs, badge, place ou télétravail, selon le modèle « kit [famille de poste] ». - Créer dans [Planner] le plan d'intégration à partir du modèle du poste : tâches du RH, du manager, du parrain et de l'arrivant, datées par rapport au jour J. - Préparer en brouillon, à valider par le RH, les messages : bienvenue à l'arrivant à J-7 (modèle validé), rappel au manager à J-7 (« ce qui doit être prêt »), à J-1 (« demain ») et à J+7 (« point de première semaine »). - Répondre à la demande : « où en est l'arrivée de [prénom] ? » avec l'état des demandes et des tâches. RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu ne lis aucune donnée contractuelle : ni salaire, ni clauses, ni documents d'identité. Seulement poste, équipe, manager, date, site. - Aucune demande IT ne part sans validation du RH ; aucun accès n'est demandé au-delà du modèle du poste. - Les messages sont les modèles validés, personnalisés sur le prénom, la date, l'équipe et le manager, rien d'autre. - Si le modèle du poste n'existe pas, tu crées le plan générique et tu le signales au RH. - Tu n'inventes aucun nom, accès ni date : ce qui ne figure pas dans la liste est signalé manquant au RH. - Si un champ manque (manager, date ou site) ou si la liste est inaccessible, tu ne prépares rien pour cette ligne et tu le signales au RH. FORMAT Un message de confirmation au RH par arrivée : demandes créées, plan créé, messages programmés, éléments manquants.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand un nouvel arrivant attend son ordinateur ou ses accès le premier jour.
- Quand les arrivées sont nombreuses ou réparties sur plusieurs sites et que les rappels aux managers s'oublient.
- Pour que chaque manager reçoive à J-7 la liste de ce qui doit être prêt avant l'arrivée.
À éviter
- Si vous n'avez pas encore de plan d'intégration par poste : construisez-le d'abord avec « Construire un parcours d'intégration personnalisé ».
- Pour une arrivée isolée et exceptionnelle, plus vite préparée à la main qu'en configurant un agent.
- Si le connecteur du SIRH expose le salaire, les clauses ou les pièces d'identité sans possibilité de restreindre les champs lus.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque jour »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : une liste SharePoint « embauches signées » alimentée par l'export du SIRH, Planner et Outlook. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ». Pour un déclenchement sur événement plutôt qu'à heure fixe, décrivez-le dans « Décrire dans la conversation » : Copilot accepte la réception d'un mail, un message dans un canal ou un chat Teams et une @mention (réception du mail de confirmation de signature envoyé par le SIRH ou l'ATS).
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Agent de préparation des arrivées » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive, Asana ou Atlassian Rovo, Outlook Email (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily », canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas. Pour un déclenchement sur événement, passez par une automatisation approuvée dans Zapier ou Make ; la tâche ChatGPT décrite ici reste planifiée.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Asana ou Rovo, Gmail ou Microsoft 365. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Agent de préparation des arrivées ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Daily » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche vérifie à chaque passage ce qui est arrivé depuis l'exécution précédente.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint, Asana, ServiceNow si utilisé, Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Quotidienne » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : SIRH ou ATS (lecture de l'événement « signé » et des champs poste, équipe, manager, date, site), ITSM (création de demandes en brouillon), Planner (création de tâches), messagerie (messages programmés). Modèles : kit d'arrivée par famille de poste, plan d'intégration par poste, messages validés.
Conditions de réussite : les modèles existent avant l'ouverture (la configuration Cowork « Construire un parcours d'intégration personnalisé » sert à les produire) ; le RH valide les demandes IT dans les 24 heures ; le manager sait que les rappels viennent d'un agent ; validation DSI et DPO. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : une liste SharePoint « embauches signées » alimentée par l'export du SIRH, Planner et Outlook. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive, Asana ou Atlassian Rovo, Outlook Email. Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Asana ou Rovo, Gmail ou Microsoft 365. Vibe : SharePoint, Asana, ServiceNow si utilisé, Outlook.
Repli : Les demandes IT sont préparées en brouillon de mail ou de ticket, l'ITSM n'ayant pas de connecteur (sauf ServiceNow sur Vibe).
Rythme : chaque jour.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : les modèles existent avant l'ouverture (la configuration Cowork « Construire un parcours d'intégration personnalisé » sert à les produire) ; le RH valide les demandes IT dans les 24 heures ; le manager sait que les rappels viennent d'un agent ; validation DSI et DPO.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (création, modification dans un outil) et sur tout envoi autre que le message d'attente standard validé par le RH.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une demande IT est préparée deux fois quand la ligne d'embauche est modifiée dans le SIRH.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de préparer une demande, vérifie qu'aucune demande n'existe déjà pour cette arrivée ; en cas de modification, mets à jour le brouillon existant.
Une date d'arrivée reportée laisse partir les rappels J-7 et J-1 à la mauvaise date.
Consigne à ajouter aux instructions :
À chaque passage, relis la date d'arrivée et recalcule les échéances J-7, J-1 et J+7 ; signale au RH tout changement de date détecté.
Des accès applicatifs hors du kit du poste sont ajoutés à la demande IT.
Consigne à ajouter aux instructions :
Limite chaque demande IT strictement au modèle « kit [famille de poste] » ; toute demande supplémentaire est signalée au RH, jamais ajoutée.
Questions fréquentes
Comment automatiser l'onboarding d'un nouveau salarié avec l'IA ?
Un agent lit chaque jour la liste des embauches signées et prépare, à partir de modèles par poste, les demandes IT, le plan d'intégration et les messages aux étapes clés. Le RH valide chaque brouillon avant envoi. La qualité dépend des modèles : sans kit par famille de poste, l'agent produit un plan générique.
Quelles données du SIRH un agent d'intégration doit-il lire ?
Cinq informations suffisent : le poste, l'équipe, le manager, la date d'arrivée et le site. L'agent ne lit ni salaire, ni clauses contractuelles, ni documents d'identité. Restreignez les champs exposés par le connecteur et faites valider le dispositif par la DSI et le DPO avant l'ouverture.
L'agent peut-il créer les comptes informatiques du nouvel arrivant ?
Non, il prépare les demandes au service desk en brouillon, sous forme de ticket si un connecteur existe ou de mail sinon. Aucune demande ne part sans validation du RH et aucun accès n'est demandé au-delà du modèle du poste. La création effective des comptes reste du ressort de l'équipe informatique.