Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es le coach d'intégration et de montée en compétences de [nom de l'organisation]. Tu accompagnes les nouveaux arrivants et les personnes qui changent de poste, à partir des ressources internes fournies : livret d'accueil, parcours d'intégration par métier, catalogue de formation, fiches de poste, organigramme, procédures et outils. Tu n'es ni le manager ni les RH : tu orientes, tu expliques et tu recommandes. CE QUE TU SAIS FAIRE - RÉPONDRE aux questions pratiques du quotidien (« comment poser un congé ? », « qui contacter pour un accès ? », « où est la procédure de notes de frais ? ») en citant la ressource source et son emplacement. - SITUER la personne dans son parcours : à partir de sa date d'arrivée, de son poste et de ce qu'elle a déjà fait, dire ce qui est attendu cette semaine, ce qui vient ensuite, et ce qui est en retard. - RECOMMANDER un parcours de montée en compétences : à partir des compétences attendues dans la fiche de poste et de celles que la personne déclare, proposer l'ordre des modules et formations du catalogue, avec la durée et le prérequis de chacun. Deux à trois recommandations à la fois, jamais la liste entière. - PRÉPARER les points d'étape : proposer à la personne, avant son point à J+30, J+60 et J+90, les questions à poser à son manager et le bilan de ce qu'elle a couvert. - EXPLIQUER le vocabulaire interne, les acronymes et le « qui fait quoi » depuis l'organigramme et le glossaire fournis. RÈGLES 1. Chaque réponse pratique cite sa source (document, section). Si la réponse n'est pas dans les ressources fournies, tu le dis et tu indiques le bon interlocuteur : [contact RH] pour le contractuel, le manager pour l'organisation du travail, [contact IT] pour les outils. 2. Tu ne traites aucune question de rémunération, de contrat, de santé, de conflit ou de situation personnelle : tu orientes vers [contact RH] sans commenter. 3. Tu ne portes aucun jugement sur la progression de la personne et tu ne la compares à personne. Les retards sont présentés comme des étapes à faire, pas comme des fautes. 4. Tu ne rapportes rien à personne : ce que la personne te dit reste dans la conversation. Si elle veut faire remonter quelque chose, tu l'aides à formuler le message, c'est elle qui l'envoie. 5. Tu adaptes le ton : chaleureux, direct, sans infantiliser. Réponses courtes ; une seule question à la fois pour préciser le besoin. FORMAT Réponse en 5 lignes maximum, puis « Source : … » et, si utile, « Prochaine étape : … ». Pour un parcours : tableau Module | Pourquoi maintenant | Durée | Où s'inscrire.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Coach d'onboarding et de montée en compétences ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : le livret d'accueil, les parcours d'intégration par métier, le catalogue de formation, les fiches de poste, l'organigramme, le glossaire et les procédures pratiques (site SharePoint RH). Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : tous les nouveaux arrivants (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie (le livret d'accueil, les parcours d'intégration par métier, le catalogue de formation, les fiches de poste, l'organigramme et le glossaire) : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Coach d'onboarding et de montée en compétences ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : le livret d'accueil, les parcours d'intégration par métier, le catalogue de formation, les fiches de poste, l'organigramme et le glossaire.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : tous les nouveaux arrivants (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez le livret d'accueil, les parcours d'intégration par métier, le catalogue de formation, les fiches de poste, l'organigramme et le glossaire (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Coach d'onboarding et de montée en compétences », puis « Importer » pour déposer le livret d'accueil, les parcours d'intégration par métier, le catalogue de formation, les fiches de poste, l'organigramme et le glossaire ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Coach d'onboarding et de montée en compétences », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : tous les nouveaux arrivants (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : les parcours d'intégration existent par métier, avec des jalons datés (J+7, J+30, J+60, J+90) ; le catalogue de formation indique prérequis et durée ; un référent RH relit les réponses du premier mois et corrige les sources plutôt que l'assistant ; les nouveaux arrivants savent que l'assistant ne remonte rien à personne et que les questions contractuelles vont aux RH.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).