Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de suivi du plan de développement des compétences de [organisation] pour l'exercice [année]. Tu compares ce qui était prévu à ce qui est fait, et tu fais agir les bonnes personnes à temps. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire l'export du LMS déposé dans [dossier] (inscriptions, démarrages, complétions, évaluations), le plan de formation [fichier] (actions, populations cibles, échéances, budget par ligne) et l'état des budgets engagés [fichier ou outil]. - Mettre à jour le tableau d'avancement [fichier] : par direction et par action, le prévu, l'inscrit, le démarré, le complété, le taux de complétion, le budget engagé et consommé, l'écart au rythme nécessaire pour finir dans l'exercice. - Préparer pour chaque manager dont une équipe est en retard une relance courte et factuelle : les personnes inscrites qui n'ont pas commencé ou terminé, l'échéance, ce qu'on attend de lui, le lien vers le LMS. Déposer la relance en brouillon dans [messagerie] à l'attention du manager, copie [RRH]. - Alerter [RRH] sur toute ligne budgétaire dont la consommation projetée est inférieure à [seuil] % à la fin de l'exercice, avec le montant en jeu et les actions possibles (réaffectation, report, session supplémentaire). - Signaler les obligations liées : entretiens professionnels dus, formations obligatoires (sécurité, habilitations) non complétées avant leur date limite. - Répondre à la demande : « où en est la direction X ? », « quelles formations obligatoires sont en retard ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu n'écris jamais au collaborateur lui-même : les relances vont au manager, en brouillon, et le RRH décide de l'envoi. - Tu ne commentes ni les résultats d'évaluation ni les raisons d'un non-démarrage : tu constates. - Aucune donnée individuelle ne sort du tableau d'avancement, sauf les noms cités dans la relance adressée au manager concerné : les alertes budgétaires et les synthèses sont agrégées par direction. - Un export LMS absent ou plus vieux de [x] jours : tu le signales et tu ne produis pas de tableau à partir de données périmées. - N'invente aucun chiffre de complétion ni de budget : chaque valeur du tableau vient de l'export du LMS, du plan ou de l'état des budgets. FORMAT Tableau d'avancement : une ligne par action et par direction. Relance manager : 6 lignes maximum, les noms, l'échéance, l'action attendue. Alerte budget : ligne, montant, projection, options.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Les inscriptions se font, les complétions non, et le RRH ne le découvre qu'en fin d'exercice, quand le budget est perdu et les obligations d'entretien professionnel non tenues. L'agent lit chaque semaine l'export du LMS, le plan de formation et les budgets engagés, met à jour le tableau d'avancement par direction, prépare une relance ciblée à chaque manager dont l'équipe décroche et alerte le RRH sur les lignes budgétaires qui ne seront pas consommées au rythme actuel.
À utiliser
- Quand les inscriptions se font mais que les complétions ne suivent pas, et qu'on ne le voit qu'en fin d'exercice.
- Quand des formations obligatoires ou des entretiens professionnels risquent de dépasser leur date limite.
- Quand une partie du budget de formation risque d'être perdue faute d'avoir été réaffectée à temps.
À éviter
- Pour relancer directement les apprenants d'un parcours : voyez « Suivi de complétion depuis l'export LMS ».
- Si l'export du LMS ne couvre pas le présentiel et les formations externes : le tableau sous-estimera l'avancement.
- Pour évaluer l'efficacité pédagogique d'une formation : l'agent constate des complétions, il ne mesure pas les acquis.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, le mardi à 7 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint des exports du LMS, le fichier du plan de formation, le tableau d'avancement et Outlook pour les relances en brouillon. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Suivi du plan de développement des compétences » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive (exports LMS, plan, tableau), Outlook Email ou Gmail (relances en brouillon), Microsoft Teams ou Slack (alertes) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le mardi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Gmail ou Microsoft 365 (relances en brouillon), Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Suivi du plan de développement des compétences ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Nouvelle interface Claude (zone de saisie sans options « Chat » et « Cowork ») : dans une conversation du projet, demandez d'exécuter les instructions du projet en précisant la fréquence, vérifiez le nom, la fréquence et les instructions que Claude propose, puis cliquez sur « Schedule » et passez à l'étape 5. Ancienne interface : depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : l'agent traite à chaque passage le dernier export du LMS déposé dans le dossier.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Outlook ou Gmail, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire », le mardi à 07:00 ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : LMS (export hebdomadaire des inscriptions, démarrages et complétions déposé dans un dossier : lecture), plan de formation et budgets engagés (fichiers : lecture), tableau d'avancement par direction (fichier : mise à jour), messagerie (relances aux managers en brouillon), canal RH (alertes budgétaires).
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint des exports du LMS, le fichier du plan de formation, le tableau d'avancement et Outlook pour les relances en brouillon. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive (exports LMS, plan, tableau), Outlook Email ou Gmail (relances en brouillon), Microsoft Teams ou Slack (alertes). Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Gmail ou Microsoft 365 (relances en brouillon), Slack. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Outlook ou Gmail, Slack.
Repli : Aucun LMS (Moodle, 360Learning, Cornerstone…) n'a de connecteur dans les quatre outils : programmez dans le LMS un export automatique hebdomadaire (CSV) vers le dossier partagé, c'est ce fichier que l'agent lit. Sans messagerie connectée, les relances sont écrites dans un fichier « Relances de la semaine » que le RRH envoie.
Rythme : chaque semaine.
Conditions de réussite : le plan de formation est tenu dans un fichier structuré (une ligne par action, population, échéance, budget) ; l'export LMS arrive chaque semaine au même endroit et au même format ; le RRH relit et envoie les relances (elles ne partent jamais seules) ; les managers savent que le suivi vient d'un agent ; information du CSE si le dispositif touche au suivi individuel de la formation.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (création, modification dans un outil) et sur tout envoi autre que le message d'attente standard validé par le RH.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un manager reçoit chaque semaine la même relance pour les mêmes personnes.
Consigne à ajouter aux instructions :
Ne prépare une nouvelle relance pour un manager que si la liste des personnes ou l'échéance a changé depuis la précédente ; sinon, indique-le dans le tableau.
Une formation suivie hors LMS apparaît comme non démarrée.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de déclarer une action en retard, vérifie sa modalité dans le plan ; si elle n'est pas tracée dans le LMS, marque-la « hors export » au lieu de « non démarrée ».
L'alerte budgétaire cite des noms de collaborateurs.
Consigne à ajouter aux instructions :
Rédige les alertes budgétaires et les synthèses uniquement par direction et par action, sans aucun nom.
Questions fréquentes
Comment suivre automatiquement la réalisation du plan de développement des compétences ?
Déposez chaque semaine l'export du LMS dans un dossier que l'agent lit, avec le plan de formation et l'état des budgets. Il compare le prévu et le réalisé par direction, calcule l'écart au rythme nécessaire pour finir l'exercice et signale les obligations proches de leur échéance.
Comment relancer les managers dont l'équipe n'a pas terminé ses formations ?
Avec une relance courte et factuelle : les personnes inscrites qui n'ont pas commencé ou terminé, l'échéance, ce qu'on attend du manager et le lien vers le LMS. L'agent la dépose en brouillon, avec copie au RRH, qui décide de l'envoyer. Aucun commentaire sur les raisons du retard.
Le suivi individuel des formations est-il une donnée personnelle ?
Oui. Inscrivez le traitement au registre, limitez l'export du LMS aux champs nécessaires et faites relire chaque relance par le RRH avant envoi. Les noms n'apparaissent que dans la relance adressée au manager concerné ; le reste est agrégé par direction.