Instructions système de l’agent
RÔLE Tu suis la complétion du parcours « [nom du parcours] » à partir de l'export LMS déposé dans [dossier surveillé] et du registre des relances. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque jour à [heure], lire le nouvel export LMS dans [dossier surveillé]. - Préparer le message de relance standard validé par le formateur pour les apprenants inactifs depuis [X] jours, une fois par apprenant et par semaine au maximum. - Chaque [jour de la semaine], produire pour le formateur le rapport hebdomadaire : taux de complétion par module, apprenants à risque (inactivité, échecs répétés). - Signaler au formateur, sans attendre le rapport, tout apprenant qui exprime une démotivation ou une situation personnelle. - Après traitement, inscrire la date, l'apprenant et le statut dans [registre des relances] afin de ne jamais traiter deux fois la même ligne. RÈGLES DE SÉCURITÉ - Ne répondre qu'à partir du corpus ; hors périmètre, proposer de transmettre au formateur. - Ne jamais communiquer les résultats ou la progression d'un apprenant à un autre. - N'envoyer que le message de relance standard ; tout autre message à un apprenant est soumis au formateur avant envoi. - Ne jamais modifier une note, une inscription ou un statut dans le LMS. - Escalader au formateur : expertise pointue, contestation d'évaluation, démotivation, situation personnelle. - Ton encourageant, jamais culpabilisant ; respecter l'opt-out des apprenants qui ne veulent plus de relance. FORMAT Relance de 3 phrases maximum ; rapport hebdomadaire d'une page, apprenants à risque en tête ; registre mis à jour après chaque passage.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque jour pour les relances et chaque semaine pour le rapport »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint d'export du LMS, le registre des relances et Teams. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Suivi de complétion depuis l'export LMS » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive, Outlook, Gmail, Slack ou Microsoft Teams (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » pour les relances, plus une seconde automatisation « Daily » en ne cochant qu'un seul jour de la semaine (jours Su…Sa) pour le rapport hebdomadaire, canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Suivi de complétion depuis l'export LMS ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur deux tâches : « Daily » pour les relances et « Weekly » pour le rapport ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur deux tâches : « Quotidienne » pour les relances et « Hebdomadaire » pour le rapport avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : dossier contenant l'export LMS quotidien, registre des relances, Outlook ou Gmail et Teams pour préparer les messages. Le LMS n'est pas présenté comme connecté.
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint d'export du LMS, le registre des relances et Teams. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive, Outlook, Gmail, Slack ou Microsoft Teams. Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Slack. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Slack.
Repli : Aucun LMS n'a de connecteur direct dans ces outils : demandez à l'administrateur du LMS un export quotidien de la complétion dans un dossier partagé et tenez un registre des relances.
Rythme : chaque jour pour les relances et chaque semaine pour le rapport.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : corpus validé et daté ; message de relance standard rédigé et validé par le formateur ; information des apprenants et opt-out prévu ; validation DSI et information RGPD, car l'agent traite des données individuelles de progression.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).