L’essentiel
Métier : RH · Thème : Cycle RH et dialogue social
Livrables : Synthèse par direction.docx, Besoins de formation agrégés.xlsx, Situations à traiter.xlsx, Contrôles et limites.xlsx
Votre temps : environ 1 h 30 · Travail de l’IA : 4–8 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Ce que vous obtenez
- Synthèse par direction.docx : pour chaque direction : les thèmes récurrents avec leur fréquence, les verbatims anonymisés qui les illustrent, les écarts de notation entre managers d'une même direction et ce qu'ils suggèrent
- Besoins de formation agrégés.xlsx : les demandes de formation regroupées par compétence du référentiel, par direction et par niveau d'urgence, avec le nombre de demandes et les intitulés d'origine
- Situations à traiter.xlsx : la liste des trames qui signalent une situation à prendre en charge par un humain (souhait de mobilité ou de départ exprimé, alerte de charge, désaccord ouvert), avec le code de la trame et le motif, sans interprétation
- Contrôles et limites.xlsx : les trames incomplètes, les champs non exploitables, les mailles trop petites pour être restituées
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé).
- L'export SIRH des trames remplies, pseudonymisé avant tout dépôt : la colonne nom et le matricule remplacés par un code, la table de correspondance conservée hors du dossier
- Le référentiel de compétences en vigueur (fichier) et l'organigramme avec le rattachement de chaque code de trame à un manager et à une direction
- Le seuil d'effectif en dessous duquel aucune maille n'est restituée (5 personnes au minimum, souvent 10)
- L'accord de la direction RH et du DPO sur le traitement, et un environnement validé par la DSI
Pas à pas
Ouvrez le mode Cowork de votre outil, démarrez une nouvelle tâche et donnez-lui accès à Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé) ; L'export SIRH des trames remplies, pseudonymisé avant tout dépôt : la colonne nom et le matricule remplacés par un code, la table de correspondance conservée hors du dossier ; Le référentiel de compétences en vigueur (fichier) et l'organigramme avec le rattachement de chaque code de trame à un manager et à une direction ; Le seuil d'effectif en dessous duquel aucune maille n'est restituée (5 personnes au minimum, souvent 10) ; L'accord de la direction RH et du DPO sur le traitement, et un environnement validé par la DSI, par un dossier ou en pièces jointes.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans la zone de tâche, remplacez les 3 champs [année], [nom du dossier], [seuil], puis envoyez.
L'outil s'arrête une fois : au STOP 1, la confirmation que l'export ne contient plus aucun nom ni matricule et la décision sur les commentaires libres qui citent encore des personnes. Répondez-lui dans la conversation : il reprend seul la suite.
À la fin, récupérez Synthèse par direction.docx, Besoins de formation agrégés.xlsx, Situations à traiter.xlsx, Contrôles et limites.xlsx dans le sous-dossier « Campagne entretiens [année] » créé dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Temps : environ 1 h 30 de votre temps, 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Où cliquer dans Copilot Cowork, ChatGPT Work, Claude Cowork et Vibe Work, limites de volume et reprise d’une mission : guide Lancer une mission Cowork
À personnaliser avant d'envoyer
- [année] : la campagne à exploiter, par exemple « 2026 »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient l'export pseudonymisé, le référentiel et l'organigramme
- [seuil] : l'effectif minimal d'une maille (direction, équipe, manager) pour qu'elle soit restituée, par exemple « 10 »
Le texte à copier-coller
MISSION Exploite la campagne d'entretiens annuels [année] à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : l'export pseudonymisé des trames remplies, le référentiel de compétences et l'organigramme (code de trame, manager, direction). ÉTAPES 1. ANONYMISATION : vérifie qu'aucune colonne ni aucun commentaire libre ne contient de nom, de prénom, de matricule ou d'adresse. Liste les trames encore identifiantes et STOP 1 : demande-moi comment les traiter avant d'aller plus loin. Ne restitue jamais une maille (direction, équipe, manager) de moins de [seuil] personnes : regroupe-la avec la maille supérieure. 2. LECTURE : pour chaque trame, extrais les thèmes abordés dans les champs libres (charge, organisation, outils, reconnaissance, évolution, relation managériale, autre) et les notes attribuées par compétence du référentiel. 3. SYNTHÈSE PAR DIRECTION : pour chaque direction, les thèmes récurrents avec leur fréquence, trois verbatims anonymisés par thème, et la comparaison des notes moyennes entre managers de la même direction. Signale les écarts de plus d'un point comme "écart à comprendre", jamais comme une faute. 4. FORMATION : regroupe toutes les demandes de formation par compétence du référentiel, puis par direction ; conserve les intitulés d'origine dans une colonne. 5. SITUATIONS À TRAITER : liste les trames où une situation demande un humain (souhait de mobilité ou de départ, alerte de charge, désaccord ouvert, demande explicite d'entretien) avec le code de la trame et la phrase source. Aucune interprétation, aucun score. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Campagne entretiens [année]" avec "Synthèse par direction.docx", "Besoins de formation agrégés.xlsx", "Situations à traiter.xlsx" et "Contrôles et limites.xlsx". 7. SYNTHÈSE : termine par les 5 constats à présenter au comité de direction, chacun relié à sa direction et à sa fréquence. RÈGLES - Aucune conclusion sur une personne : les résultats portent sur des mailles, jamais sur des individus. - Un thème n'existe que s'il apparaît dans au moins 3 trames d'une même maille ; sinon il va dans "Contrôles et limites.xlsx". - Chaque constat cite le nombre de trames concernées et la maille. - Rien n'est diffusé au comité de direction ni aux managers avant la relecture de la direction RH. - Ne modifie pas l'export source ; ne recompose jamais une identité à partir d'indices (poste, site, ancienneté).
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Deux cents trames d'entretien remplies de façon hétérogène, et trois semaines pour en tirer une lecture par direction : aujourd'hui le RRH lit, recopie et compte. Ici, vous validez l'anonymisation puis les thèmes retenus ; la lecture exhaustive, le comptage, la détection des écarts entre managers et l'agrégation des besoins de formation sont faits.
À utiliser
- À la clôture de la campagne annuelle, quand les RH doivent présenter au comité de direction ce que disent des centaines de trames.
- Pour alimenter le plan de développement des compétences à partir des demandes de formation réellement exprimées.
- Quand les écarts de notation entre managers d'une même direction posent une question d'équité à discuter avec eux.
À éviter
- Pour exploiter un seul entretien et en tirer un plan individuel : utilisez le prompt « Transformer un entretien annuel en plan de développement individuel ».
- Si l'export n'est pas pseudonymisé avant dépôt ou si le DPO n'a pas donné son accord : le traitement ne doit pas démarrer.
- Pour évaluer ou classer des personnes : la mission travaille sur des mailles collectives, jamais sur des individus.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
La synthèse restitue une équipe dont l'effectif est inférieur au seuil fixé.
Relance à envoyer :
Vérifie l'effectif de chaque maille restituée et regroupe avec la maille supérieure toute maille sous le seuil ; liste-les dans « Contrôles et limites ».
Un verbatim cité permet de reconnaître son auteur par son poste ou son site.
Relance à envoyer :
Relis tous les verbatims et retire ou reformule ceux qui contiennent un indice identifiant (poste, site, ancienneté, projet nommé).
Un écart de notation entre managers est présenté comme un problème de management.
Relance à envoyer :
Reformule chaque écart de plus d'un point comme un « écart à comprendre », avec le nombre de trames concernées, sans jugement sur le manager.
Questions fréquentes
L'entretien annuel d'évaluation est-il obligatoire ?
Le Code du travail n'impose pas d'entretien annuel d'évaluation, mais une convention collective, un accord d'entreprise ou un usage peuvent le prévoir. L'entretien professionnel, consacré aux perspectives d'évolution, est quant à lui obligatoire selon une périodicité fixée par la loi ; les deux peuvent se tenir le même jour en restant distincts.
Comment exploiter les résultats des entretiens annuels ?
Consolidez les trames par direction, faites ressortir les thèmes récurrents des champs libres avec leur fréquence, comparez les notations entre managers et agrégez les demandes de formation par compétence. Présentez des constats collectifs, jamais individuels, et traitez à part les situations qui demandent un échange humain.
Peut-on analyser des entretiens annuels avec l'IA sans enfreindre le RGPD ?
Oui, si le traitement est encadré : finalité définie et inscrite au registre, accord du DPO, données pseudonymisées avant dépôt, table de correspondance conservée hors de l'outil, environnement validé par la DSI et seuil d'effectif empêchant la réidentification. L'IA ne doit produire aucune décision sur une personne.