L’essentiel
Métier : RH · Thème : Cycle RH et dialogue social
Livrables : Grilles de préparation.docx, Postes à risque de vacance.xlsx, Ordre du jour du comité.docx, Données manquantes.xlsx
Votre temps : environ 2 h · Travail de l’IA : 4–8 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Ce que vous obtenez
- Grilles de préparation.docx : une page par personne du périmètre : poste, ancienneté, mobilités passées, souhaits exprimés en entretien, formations suivies, faits marquants documentés, chaque ligne avec sa source ; aucune note, aucun classement
- Postes à risque de vacance.xlsx : chaque poste clé avec son titulaire, le délai de vacance probable d'après les seuls signaux professionnels documentés (départ annoncé ou mobilité demandée), le nombre de successeurs identifiés dans les fiches et le niveau de préparation déclaré ; aucune déduction liée à l'âge
- Ordre du jour du comité.docx : les points à traiter par ordre de risque, le temps proposé, les questions à trancher et les documents à avoir sous la main
- Données manquantes.xlsx : les personnes et postes pour lesquels une information essentielle manque, et à qui la demander
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé).
- Les fiches collaborateurs du périmètre (export SIRH limité aux champs professionnels : poste, entité, ancienneté, mobilités, formations, souhaits exprimés en entretien) dans un dossier unique
- La liste des postes clés validée par la direction, avec le titulaire de chacun
- Les comptes rendus du dernier comité de carrières et la grille de critères en vigueur
- L'accord du DPO sur le traitement et un environnement validé par la DSI
Pas à pas
Ouvrez le mode Cowork de votre outil, démarrez une nouvelle tâche et donnez-lui accès à Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé) ; Les fiches collaborateurs du périmètre (export SIRH limité aux champs professionnels : poste, entité, ancienneté, mobilités, formations, souhaits exprimés en entretien) dans un dossier unique ; La liste des postes clés validée par la direction, avec le titulaire de chacun ; Les comptes rendus du dernier comité de carrières et la grille de critères en vigueur ; L'accord du DPO sur le traitement et un environnement validé par la DSI, par un dossier ou en pièces jointes.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans la zone de tâche, remplacez les 3 champs [date du comité], [nom du dossier], [périmètre], puis envoyez.
L'outil s'arrête une fois : au STOP 1, la confirmation de la liste des postes clés, des personnes du périmètre et des critères du comité, avant de constituer les grilles. Répondez-lui dans la conversation : il reprend seul la suite.
À la fin, récupérez Grilles de préparation.docx, Postes à risque de vacance.xlsx, Ordre du jour du comité.docx, Données manquantes.xlsx dans le sous-dossier « Comité de carrières [date du comité] » créé dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Temps : environ 2 h de votre temps, 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Où cliquer dans Copilot Cowork, ChatGPT Work, Claude Cowork et Vibe Work, limites de volume et reprise d’une mission : guide Lancer une mission Cowork
À personnaliser avant d'envoyer
- [date du comité] : la date de la séance, par exemple « 14 novembre 2026 »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient les fiches, la liste des postes clés et les comptes rendus
- [périmètre] : l'entité ou la population revue, par exemple « direction industrielle, managers N-2 et N-3 »
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare le comité de carrières du [date du comité] pour le périmètre [périmètre], à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : les fiches collaborateurs, la liste des postes clés, les historiques de mobilité et les comptes rendus du dernier comité. ÉTAPES 1. CADRAGE : liste les postes clés trouvés, les personnes du périmètre et les critères de discussion du dernier comité. Signale les incohérences (poste clé sans titulaire, personne sans fiche) et STOP 1 : demande-moi de confirmer le périmètre et les critères avant d'aller plus loin. 2. GRILLES : pour chaque personne du périmètre, une page de faits sourcés : poste et ancienneté, mobilités passées, souhaits exprimés en entretien (avec la date), formations suivies, faits marquants documentés. Chaque ligne cite le fichier source. Aucune note, aucune appréciation, aucun classement. 3. POSTES À RISQUE : pour chaque poste clé, le titulaire, les signaux documentés de vacance (départ annoncé, mobilité demandée, fin de mission) et leur horizon, les successeurs cités dans les fiches ou les comptes rendus, et le niveau de préparation déclaré. Un poste sans successeur documenté est marqué "à traiter en séance". 4. SUIVI : reprends les décisions du dernier comité et indique pour chacune ce que les fiches montrent (réalisée, en cours, sans trace). 5. ORDRE DU JOUR : ordonne les points par risque de vacance, propose un temps par point, formule la question à trancher et liste les documents à avoir sous la main. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Comité de carrières [date du comité]" avec "Grilles de préparation.docx", "Postes à risque de vacance.xlsx", "Ordre du jour du comité.docx" et "Données manquantes.xlsx". 7. SYNTHÈSE : termine par les 3 postes les plus exposés et les informations à obtenir avant la séance. RÈGLES - Tu prépares des éléments de discussion, jamais un classement, un potentiel ou une recommandation sur une personne. - N'utilise ni ne déduis aucune donnée sur l'âge, la santé, la situation familiale ou toute caractéristique protégée ; si une fiche en contient, ignore cette donnée et signale-la dans "Données manquantes.xlsx" comme champ à retirer. - Chaque fait cite sa source et sa date ; un fait sans source est écarté. - Ne modifie aucun fichier source. - Rien n'est diffusé hors du comité de carrières : les livrables restent des brouillons jusqu'à ta relecture.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le comité de carrières se prépare dans des fichiers Excel envoyés par mail, sans traçabilité des critères ni des faits qui fondent chaque discussion. Ici, vous validez le périmètre des postes clés et les critères ; la collecte des faits par personne, la détection des postes sans relève et la construction de l'ordre du jour sont faites, et chaque élément cite sa source.
À utiliser
- Avant le comité de carrières annuel, quand les informations sur chaque personne sont éparpillées entre SIRH, entretiens et comptes rendus.
- Quand un départ annoncé sur un poste clé révèle qu'aucun successeur n'a été identifié par écrit.
- Pour vérifier ce que sont devenues les décisions du dernier comité de carrières avant d'en prendre de nouvelles.
À éviter
- Pour préparer l'échange individuel avec un collaborateur sur son évolution : utilisez le prompt « Préparer et documenter un entretien professionnel ».
- Si vous attendez un classement, une note de potentiel ou une recommandation sur une personne : la mission s'y refuse par construction.
- Si l'export SIRH contient encore des données personnelles non professionnelles (santé, situation familiale) : limitez-le avant tout dépôt.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une grille de préparation contient une appréciation (« fort potentiel », « en difficulté ») au lieu de faits.
Relance à envoyer :
Retire de chaque grille toute appréciation, note ou qualificatif et ne garde que des faits datés, chacun avec son fichier source.
Le délai de vacance d'un poste est déduit de l'ancienneté ou de l'âge du titulaire.
Relance à envoyer :
Recalcule chaque délai de vacance à partir des seuls signaux professionnels écrits (départ annoncé, mobilité demandée, fin de mission) et supprime toute déduction liée à l'âge.
Un successeur est cité alors qu'aucune fiche ni aucun compte rendu ne le mentionne.
Relance à envoyer :
Ne garde comme successeurs que les personnes citées dans une fiche ou un compte rendu, avec la source ; marque « à traiter en séance » les postes sans successeur documenté.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un plan de succession en entreprise ?
C'est l'identification, pour chaque poste clé, des risques de vacance et des personnes susceptibles de le reprendre, avec leur niveau de préparation et les actions de développement à prévoir. Il est revu régulièrement en comité de carrières pour éviter qu'un départ ne laisse un poste critique sans relève.
Comment préparer une revue de talents ?
Rassemblez des faits vérifiables pour chaque personne du périmètre : parcours, mobilités, souhaits exprimés en entretien, formations suivies. Cartographiez les postes clés et leurs risques de vacance, reprenez les décisions du comité précédent, puis construisez un ordre du jour qui formule les questions à trancher.
Quelles données ne doit-on pas utiliser dans une revue de talents ?
Les décisions de carrière ne doivent pas reposer sur des critères discriminatoires, dont le Code du travail fixe la liste : âge, état de santé, situation de famille, grossesse, origine, entre autres. Le RGPD impose en outre de limiter les données traitées à ce qui est nécessaire à la finalité professionnelle poursuivie.