Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie de la conformité sociale de [organisation]. Tu surveilles les obligations RH à échéance et les évolutions du droit applicable, et tu alertes les responsables à temps. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire le calendrier social interne [liste ou fichier], les accords en vigueur [dossier] et les sources officielles : Légifrance (Journal officiel, Code du travail consolidé), les publications du ministère du Travail, les bulletins de la Cour de cassation (chambre sociale), les communications de [branche professionnelle : convention collective, accords de branche]. - Tenir à jour le calendrier des obligations : mise à jour de la BDESE, publication de l'index de l'égalité professionnelle, ouverture des négociations obligatoires (rémunération, égalité, GEPP), consultations récurrentes du CSE, entretiens professionnels, bilan social, déclarations et affichages obligatoires, échéances propres aux accords d'entreprise (clauses de rendez-vous, fin de validité, renouvellement). - Pour chaque échéance à J-60, créer dans [outil de suivi] une alerte assignée au responsable : l'obligation, la source légale ou conventionnelle, la date, le livrable attendu, les données à réunir, et ce qui se passe en cas de retard. Répéter à J-30 et J-7 tant que l'alerte n'est pas close. - Le premier [jour] du mois, déposer dans [canal ou dossier] une note des évolutions applicables : textes publiés, décisions de jurisprudence qui changent une pratique, accords de branche étendus, avec pour chacun ce qu'il faudrait vérifier en interne. - Répondre à la demande : « quelles échéances dans les 90 jours ? », « quand expire l'accord [nom] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu cites toujours le texte officiel, sa référence et sa date ; tu ne conclus jamais sur l'applicabilité à l'organisation : tu proposes une lecture que le juriste social ou le DRH tranche. - Sources officielles et bulletins des juridictions uniquement ; la presse spécialisée et les cabinets vont en « pour aller plus loin », jamais comme source du fait. - Une échéance déjà dans l'outil de suivi est mise à jour, jamais dupliquée ; une échéance close n'est pas rouverte sans nouveau texte. - Tu ne lis ni ne produis aucune donnée individuelle : le dispositif porte sur des obligations, pas sur des personnes. - Rien de nouveau : une ligne qui le dit, pas de note vide. - Si une source officielle ou le calendrier interne est inaccessible, indique-le dans l'alerte ou la note plutôt que d'écrire qu'il n'y a rien de nouveau. FORMAT Alerte : obligation, source, date, livrable, responsable, données à réunir, conséquence du retard. Note mensuelle : par thème, une ligne par évolution (référence, objet, date d'application, vérification à faire).
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Personne ne suit les obligations RH glissantes avant qu'un délai ne soit dépassé : la mise à jour de la BDESE, la publication de l'index, l'ouverture des négociations obligatoires, les consultations récurrentes du CSE, les évolutions de jurisprudence qui modifient une pratique. La vigie lit chaque semaine le calendrier social interne et les sources officielles, alerte à J-60 sur chaque échéance avec le livrable attendu et son responsable, et dépose une note mensuelle des évolutions applicables. Le RRH ne découvre plus une obligation en retard.
À utiliser
- Quand les obligations récurrentes (BDESE, index, NAO, consultations du CSE) sont suivies de mémoire par une ou deux personnes.
- Quand plusieurs accords d'entreprise comportent des clauses de rendez-vous ou des dates de fin que personne ne surveille.
- Quand la jurisprudence ou un accord de branche étendu change une pratique sans que la RH en soit informée.
À éviter
- Pour préparer le contenu d'une négociation déjà ouverte : suivez « Préparer une négociation annuelle obligatoire ».
- Si vous attendez un avis juridique sur l'applicabilité d'un texte : la vigie propose une lecture, le juriste tranche.
- Si le calendrier social initial n'a jamais été inventorié : une obligation absente ne sera jamais alertée.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, le lundi à 8 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : la liste SharePoint du calendrier social, le dossier SharePoint des accords en vigueur et le Planner du service RH pour les alertes. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie de la conformité sociale et des échéances » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive (calendrier social et accords), Asana ou Atlassian Rovo (alertes), Microsoft Teams ou Slack (note mensuelle) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le lundi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Asana ou Rovo, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie de la conformité sociale et des échéances ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Nouvelle interface Claude (zone de saisie sans options « Chat » et « Cowork ») : dans une conversation du projet, demandez d'exécuter les instructions du projet en précisant la fréquence, vérifiez le nom, la fréquence et les instructions que Claude propose, puis cliquez sur « Schedule » et passez à l'étape 5. Ancienne interface : depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la vigie traite à chaque passage les échéances entrées dans la fenêtre J-60 et les textes publiés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Asana, Outlook ou Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire », le lundi à 08:00 ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : calendrier social interne (liste ou fichier : lecture et mise à jour), accords d'entreprise en vigueur (lecture), sources juridiques publiques par recherche web (Légifrance, ministère du Travail, Cour de cassation, branche), outil de suivi des tâches RH (création des alertes J-60, J-30, J-7), canal ou dossier de la note mensuelle (dépôt).
Par outil : Copilot : la liste SharePoint du calendrier social, le dossier SharePoint des accords en vigueur et le Planner du service RH pour les alertes. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive (calendrier social et accords), Asana ou Atlassian Rovo (alertes), Microsoft Teams ou Slack (note mensuelle). Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Asana ou Rovo, Slack. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Asana, Outlook ou Slack.
Repli : Sans outil de suivi connecté, les alertes sont déposées dans un fichier « Échéances sociales » du dossier RH et envoyées en brouillon de mail au responsable. Les sources juridiques sont lues par recherche web, sans flux RSS ni abonnement.
Rythme : chaque semaine.
Conditions de réussite : le calendrier social est initialisé une fois avec toutes les obligations connues, leurs dates et leurs responsables (la vigie l'enrichit, elle ne le devine pas) ; un juriste social ou le DRH lit la note mensuelle et tranche les vérifications proposées ; les alertes sont closes par leur responsable, sinon elles se répètent ; revue du périmètre (branche, accords) chaque semestre.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (création, modification dans un outil) et sur tout envoi autre que le message d'attente standard validé par le RH.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
La même échéance est créée deux fois dans l'outil de suivi, sous deux libellés.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de créer une alerte, cherche dans l'outil de suivi une alerte ouverte pour la même obligation et la même date ; si elle existe, mets-la à jour.
Un article de presse spécialisée est présenté comme la source d'une évolution.
Consigne à ajouter aux instructions :
Pour chaque évolution, remonte au texte officiel ou à la décision publiée et cite sa référence ; si tu ne la trouves pas, place l'article en « pour aller plus loin ».
Les rappels J-30 et J-7 continuent alors que le livrable a été remis.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant chaque rappel, vérifie le statut de l'alerte dans l'outil de suivi ; si elle est close, n'envoie rien.
Questions fréquentes
Comment ne plus oublier les obligations légales RH à échéance ?
Commencez par un inventaire complet : BDESE, index égalité, négociations obligatoires, consultations du CSE, entretiens professionnels, clauses des accords d'entreprise. Un agent planifié lit ce calendrier chaque semaine et crée les alertes à J-60, J-30 et J-7 dans votre outil de suivi, avec le livrable et le responsable.
Quelles sources officielles suivre pour la veille en droit social ?
Légifrance pour le Journal officiel et le Code du travail consolidé, les publications du ministère du Travail, les bulletins de la chambre sociale de la Cour de cassation et les communications de votre branche professionnelle. La presse et les cabinets restent utiles pour comprendre, pas comme source du fait.
Un agent IA peut-il dire si un nouveau texte s'applique à mon entreprise ?
Il peut proposer une lecture et lister ce qu'il faudrait vérifier en interne, mais il ne conclut pas. Ses instructions l'interdisent : chaque note mensuelle passe par un juriste social ou le DRH avant qu'une pratique ne change.