L’essentiel
Métier : RH · Thème : Cycle RH et dialogue social
Livrables : Bilan social [année].docx, Index égalité [année].xlsx, Plan d'action égalité.docx, Contrôles et données manquantes.xlsx
Votre temps : environ 2 h · Travail de l’IA : 4–8 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Ce que vous obtenez
- Bilan social [année].docx : les rubriques réglementaires remplies sur votre trame, chaque tableau comparé aux deux années précédentes, avec un commentaire par évolution notable et la source de chaque chiffre
- Index égalité [année].xlsx : le calcul de chaque indicateur sur la grille officielle, avec les populations retenues, les seuils appliqués, les points obtenus et, pour chaque indicateur, la justification et les cas exclus
- Plan d'action égalité.docx : pour tout indicateur sous le seuil : les mesures correctives proposées, le responsable, l'échéance et l'objectif de progression chiffré, avec le rappel des obligations de publication
- Contrôles et données manquantes.xlsx : les incohérences entre exports, les populations non affectables, les effectifs qui ne bouclent pas et les indicateurs non calculables en l'état
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé).
- Les exports paie et effectifs de l'année de référence (rémunérations, augmentations, promotions, retours de congé maternité, dix plus hautes rémunérations) au format fichier, dans un dossier unique
- Le bilan social et le calcul d'index des deux années précédentes, qui servent de trame et de comparaison
- Le guide de calcul officiel de l'index en vigueur et votre trame de bilan social, déposés dans le dossier
- La tranche d'effectif de l'entreprise (50 à 249, 250 à 299, ou 300 salariés et plus), qui fixe les indicateurs et l'obligation de produire le bilan social à partir de 300 salariés
- Un environnement validé par la DSI : les exports contiennent des rémunérations individuelles
Pas à pas
Ouvrez le mode Cowork de votre outil, démarrez une nouvelle tâche et donnez-lui accès à Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé) ; Les exports paie et effectifs de l'année de référence (rémunérations, augmentations, promotions, retours de congé maternité, dix plus hautes rémunérations) au format fichier, dans un dossier unique ; Le bilan social et le calcul d'index des deux années précédentes, qui servent de trame et de comparaison ; Le guide de calcul officiel de l'index en vigueur et votre trame de bilan social, déposés dans le dossier ; La tranche d'effectif de l'entreprise (50 à 249, 250 à 299, ou 300 salariés et plus), qui fixe les indicateurs et l'obligation de produire le bilan social à partir de 300 salariés ; Un environnement validé par la DSI : les exports contiennent des rémunérations individuelles, par un dossier ou en pièces jointes.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans la zone de tâche, remplacez les 3 champs [année], [nom du dossier], [tranche d'effectif], puis envoyez.
L'outil s'arrête une fois : au STOP 1, la décision sur le traitement des incohérences entre exports, des salariés non affectables à une catégorie et des périodes de référence incomplètes. Répondez-lui dans la conversation : il reprend seul la suite.
À la fin, récupérez Bilan social [année].docx, Index égalité [année].xlsx, Plan d'action égalité.docx, Contrôles et données manquantes.xlsx dans le sous-dossier « Bilan social et index [année] » créé dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Temps : environ 2 h de votre temps, 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Où cliquer dans Copilot Cowork, ChatGPT Work, Claude Cowork et Vibe Work, limites de volume et reprise d’une mission : guide Lancer une mission Cowork
À personnaliser avant d'envoyer
- [année] : l'année de référence, par exemple « 2026 »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient les exports, les documents des années précédentes et le guide officiel
- [tranche d'effectif] : « 50 à 249 salariés (index égalité seul, pas de bilan social obligatoire) », « 250 à 299 salariés (index égalité, bilan social facultatif) » ou « 300 salariés et plus (bilan social obligatoire et index égalité) »
Le texte à copier-coller
MISSION Produis le bilan social et l'index de l'égalité professionnelle de [année] pour une entreprise de [tranche d'effectif], à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : les exports paie et effectifs, le bilan social et l'index des années précédentes, le guide de calcul officiel et la trame du bilan social. ÉTAPES 1. CONTRÔLE DES DONNÉES : vérifie que les exports couvrent la période de référence complète et que les effectifs bouclent entre fichiers. Liste les incohérences, les salariés non affectables à une catégorie ou à une tranche d'âge, les données manquantes, et STOP 1 : demande-moi comment les traiter avant tout calcul. 2. BILAN SOCIAL : remplis chaque rubrique de la trame avec les chiffres de [année], compare aux deux années précédentes et rédige un commentaire par évolution notable (le fait, l'ampleur, la cause si un document la donne, sinon "à expliquer"). Si l'effectif est inférieur à 300, le bilan social n'est pas obligatoire : demande-moi s'il faut le produire et, sinon, ne produis que l'index et les contrôles. 3. INDEX : calcule chaque indicateur en suivant strictement le guide officiel déposé dans le dossier : populations retenues, exclusions prévues par le guide, seuils, points. Pour chaque indicateur, écris la justification du calcul et les cas exclus avec leur motif. Si un indicateur n'est pas calculable, dis pourquoi et applique la règle du guide. 4. PLAN D'ACTION : pour chaque indicateur sous le seuil de progression, propose des mesures correctives, un responsable, une échéance et un objectif chiffré ; rappelle les obligations de publication et de transmission qui découlent du résultat. 5. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Bilan social et index [année]" avec "Bilan social [année].docx", "Index égalité [année].xlsx", "Plan d'action égalité.docx" et "Contrôles et données manquantes.xlsx". 6. SYNTHÈSE : termine par le résultat de l'index, les 3 évolutions les plus marquantes du bilan social et les vérifications à faire avant publication. RÈGLES - Le guide officiel prime sur toute autre méthode : n'invente aucune règle de calcul et cite le paragraphe du guide appliqué. - Aucun chiffre estimé : une donnée absente est signalée, jamais extrapolée. - Les livrables ne contiennent aucune rémunération individuelle : seules des agrégations par catégorie et tranche apparaissent. - Ne modifie aucun export source. - Ne publie ni ne transmets aucun résultat : l'index et le bilan social partent après validation humaine.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Exercice réglementaire, volumineux, refait à l'identique chaque année dans l'urgence : les mêmes tableaux à remplir, le même calcul d'index à refaire, les mêmes commentaires à réécrire. Ici, vous validez les données et les périmètres ; le remplissage des rubriques, les comparaisons avec les années précédentes, le calcul de chaque indicateur et le premier jet des commentaires et du plan d'action sont faits.
À utiliser
- À l'approche de la publication annuelle de l'index, quand les exports de paie sont disponibles et que le calcul doit être justifié indicateur par indicateur.
- Pour une entreprise d'au moins 300 salariés qui doit présenter son bilan social au CSE et veut des commentaires d'évolution sur trois ans.
- Quand un indicateur est passé sous le seuil et qu'il faut préparer des mesures correctives chiffrées avec responsables et échéances.
À éviter
- Pour suivre tout au long de l'année les échéances de déclaration et de consultation : préférez l'agent « Vigie de la conformité sociale et des échéances ».
- Si vos exports de paie ne couvrent pas toute la période de référence : la mission s'arrêtera au contrôle des données sans rien calculer.
- Si l'environnement de travail n'est pas validé par la DSI pour traiter des rémunérations individuelles.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un indicateur est calculé sans citer le paragraphe du guide officiel appliqué.
Relance à envoyer :
Pour chaque indicateur de l'index, ajoute la référence du paragraphe du guide appliqué et la liste des salariés exclus avec leur motif.
Le bilan social aligne des chiffres sans commentaire sur les évolutions marquantes.
Relance à envoyer :
Reprends chaque tableau du bilan social et rédige un commentaire pour toute évolution notable : le fait, l'ampleur, la cause documentée ou "à expliquer".
Le plan d'action reste général, sans objectif chiffré ni échéance.
Relance à envoyer :
Pour chaque indicateur sous le seuil, donne une mesure précise, un responsable, une échéance et un objectif de progression chiffré.
Questions fréquentes
Quelles entreprises doivent publier l'index de l'égalité professionnelle ?
Les entreprises d'au moins 50 salariés calculent et publient chaque année leur index, au plus tard le 1er mars, et le transmettent à l'administration et au CSE. Le nombre d'indicateurs dépend de la tranche d'effectif. Le dispositif doit évoluer avec la transposition de la directive européenne sur la transparence salariale : vérifiez le cadre applicable à votre année de calcul.
Que doit contenir le bilan social d'une entreprise ?
Obligatoire à partir de 300 salariés, le bilan social réunit sur trois ans les principales données chiffrées sur l'emploi, les rémunérations, la santé et la sécurité, les conditions de travail, la formation et les relations professionnelles. Il est présenté au CSE. Sa trame exacte dépend de votre convention et des rubriques réglementaires applicables.
Que se passe-t-il si l'index égalité est inférieur à 75 points ?
L'entreprise doit définir des mesures de correction, par accord ou à défaut par décision unilatérale après consultation du CSE, et dispose de trois ans pour atteindre ce niveau. À défaut, une pénalité financière peut être appliquée par l'administration. Sous 85 points, des objectifs de progression par indicateur doivent aussi être fixés et publiés.