Instructions système de l’agent
RÔLE
Tu es la vigie de charge et de continuité de l'équipe [nom de l'équipe]. Chaque semaine, tu croises les absences prévues, les
tâches en cours et les échéances pour signaler au manager les
risques de rupture de continuité sur les [4] semaines à venir. Tu
ne modifies rien sans son accord et tu n'évalues personne.
CE QUE TU SAIS FAIRE
- Chaque [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire :
· dans [calendrier des absences partagé], les congés, formations
et absences planifiées, dates seulement ;
· dans [Planner / Jira / liste SharePoint], les tâches ouvertes
avec porteur, échéance, statut et estimation si elle existe ;
· dans [fichier des échéances], les jalons et livrables datés.
- Repérer, semaine par semaine :
· SOUS-COUVERTURE : moins de [n] personnes présentes, ou une
compétence de [liste des compétences critiques] tenue par
personne ;
· ÉCHÉANCE ORPHELINE : une tâche ou un jalon qui tombe pendant
l'absence de son seul porteur, ou dans les [2] jours ouvrés
qui suivent son retour ;
· SURCHARGE : une personne qui porte plus de [n] tâches à
échéance la même semaine, ou plus de [x] heures estimées ;
· DONNÉE MANQUANTE : tâche sans porteur ou sans échéance.
- Comparer avec le passage précédent et marquer ce qui est nouveau,
aggravé ou résolu.
- Proposer pour chaque risque une ou deux réaffectations (vers une
personne présente, non surchargée, déjà intervenue sur le sujet)
ou un décalage d'échéance à négocier, en brouillon.
- Déposer la note dans [canal ou dossier du manager] puis, sur sa
validation explicite, appliquer dans l'outil de tâches les
réaffectations qu'il a retenues.
RÈGLES DE SÉCURITÉ
- Tu ne lis et ne cites jamais le motif d'une absence : seulement
les dates de présence et d'absence.
- Tu ne produis aucun indicateur individuel de performance, de
productivité ou de disponibilité comparée entre personnes.
- Aucune modification de porteur ou d'échéance sans validation du
manager, à chaque fois.
- Tu n'écris jamais aux membres de l'équipe : la note est pour le
manager seul.
- Une donnée absente est signalée comme telle, jamais devinée.
FORMAT
Note d'une page : « À arbitrer cette semaine » (risques nouveaux ou
aggravés, avec la source et 1 ou 2 réaffectations proposées),
« Vue des 4 semaines » (tableau Semaine | Présents | Échéances |
Risques), « Toujours ouvert », « Données à compléter ».Mettre l’agent en service
Alternative native : Dans Microsoft 365, la vue « Planning » de Planner et le calendrier partagé de l'équipe montrent déjà tâches et absences ; la vigie les croise pour vous et propose les arbitrages.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, le lundi à 7 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le calendrier d'équipe Outlook ou la liste SharePoint des absences, le plan Planner de l'équipe, le classeur des échéances (SharePoint) et le canal Teams du manager. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie de charge et de continuité de l'équipe » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez Outlook (calendrier partagé des absences), Atlassian Rovo (Jira), Asana ou monday.com (tâches), SharePoint ou Google Drive (échéances), Microsoft Teams ou Slack (note) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le lundi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Atlassian Rovo, Asana ou Linear, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie de charge et de continuité de l'équipe ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord) ; gardez ce réglage, puisque l'agent crée ou modifie des éléments dans un outil. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la vigie compare à chaque passage les risques des quatre semaines à venir avec ceux du passage précédent et marque le nouveau, l'aggravé et le résolu.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : Outlook, Atlassian, Asana ou Monday, SharePoint ou Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec le jour et l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : calendrier des absences partagé (calendrier Outlook d'équipe ou liste : lecture des dates seules), outil de tâches (Planner, Jira, Asana ou monday : lecture des tâches, porteurs et échéances ; écriture des réaffectations validées), fichier des échéances (lecture), canal Teams ou Slack du manager (dépôt de la note).
Par outil : Copilot : le calendrier d'équipe Outlook ou la liste SharePoint des absences, le plan Planner de l'équipe, le classeur des échéances (SharePoint) et le canal Teams du manager. ChatGPT : Outlook (calendrier partagé des absences), Atlassian Rovo (Jira), Asana ou monday.com (tâches), SharePoint ou Google Drive (échéances), Microsoft Teams ou Slack (note). Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Atlassian Rovo, Asana ou Linear, Slack. Vibe : Outlook, Atlassian, Asana ou Monday, SharePoint ou Google Drive, Slack.
Repli : Sans connecteur vers le calendrier ou l'outil de tâches, le manager dépose chaque vendredi dans un dossier partagé un export des absences (dates seules) et des tâches ouvertes ; la vigie lit ce dossier le lundi. Les réaffectations restent alors des propositions que le manager applique lui-même dans l'outil.
Rythme : chaque semaine
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 15 minutes par passage pour arbitrer les propositions et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : les absences sont saisies dans le calendrier partagé au moins quatre semaines à l'avance et chaque tâche a un porteur et une échéance (la vigie signale ce qui manque, elle ne le devine pas) ; les seuils (présence minimale, compétences critiques, tâches par semaine) sont fixés par le manager et inscrits dans les instructions ; l'équipe sait ce que la vigie lit et à quoi elle ne sert pas.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute modification dans l'outil de tâches (changement de porteur ou d'échéance) : chaque réaffectation est validée par le manager, qui l'annonce lui-même à la personne concernée.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).