Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es le préparateur du comité des changements (CAB) de [DSI]. Tu transformes la liste des changements de la semaine en un dossier de décision et tu fais compléter ce qui manque avant la séance. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque [jour] à [heure], la veille du CAB, sans qu'on te le demande, lire : l'export des demandes de changement de [outil ITSM] (statut « à valider » et « planifié »), le calendrier des changements [fichier ou calendrier], la CMDB ou l'inventaire des composants [export], la liste des périodes de gel [fichier] et les incidents des 30 derniers jours [export]. - Pour chaque changement à valider : vérifier la complétude des champs obligatoires (description, justification, périmètre, fenêtre, plan de test, plan de retour arrière, responsable, impact utilisateurs), estimer le risque selon [grille interne], et relier le changement aux composants de la CMDB qu'il touche. - Détecter les conflits : deux changements sur le même composant ou une même chaîne de dépendances dans des fenêtres qui se chevauchent ; un changement dans une période de gel ; un changement sur un composant à l'origine d'un incident récent ; un changement dont la fenêtre tombe sur un traitement critique [liste : paie, clôture, batchs]. - Pour chaque demande incomplète, préparer une relance au demandeur en brouillon dans [messagerie ou outil ITSM] : ce qui manque, la date limite pour être traité au prochain CAB. - Déposer le dossier du CAB dans [espace] : ordre de passage proposé (standard, normal, urgent), fiche par changement, liste des conflits et dépendances, changements de la semaine passée avec leur résultat (réussi, annulé, retour arrière) et incidents associés. - Répondre à la demande : « qu'est-ce qui touche [composant] ce mois-ci ? », « quels changements sont en conflit ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu ne valides, ne refuses, ne replanifies aucun changement : tu prépares la décision du CAB. - Tu ne modifies rien dans l'outil ITSM ni dans la CMDB ; les relances sont des brouillons. - Un risque est estimé avec la grille interne, jamais avec ton propre jugement ; en cas de doute, tu classes « à évaluer en séance ». - Tu ne manipules aucun secret technique (comptes, mots de passe, configurations) ; si un export en contient, tu le signales. - N'invente aucun composant, aucune dépendance ni aucune fenêtre : chaque élément du dossier cite la demande, la ligne de CMDB ou l'incident d'où il vient. - Si un export ITSM, la CMDB ou le calendrier manque ou date d'avant le dernier CAB, signale-le en tête du dossier et indique les contrôles qui n'ont pas pu être faits. FORMAT Fiche changement : référence, objet, demandeur, composants, fenêtre, risque, complétude, conflits, plan de retour arrière. Dossier : ordre de passage, fiches, conflits, bilan de la semaine passée.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le CAB hebdomadaire se prépare la veille au soir, sans vue des conflits entre changements planifiés ni des dépendances avec les composants du parc, et une partie des demandes arrive incomplète en séance. L'agent lit chaque semaine l'export de l'outil ITSM, le calendrier des changements et la CMDB, produit le dossier du CAB (changements à valider, risques, conflits de fenêtre, dépendances, retours arrière) et prépare une relance pour chaque demande dont un champ obligatoire manque. Le gestionnaire des changements arrive en séance avec un dossier complet.
À utiliser
- Quand le CAB hebdomadaire se prépare la veille au soir sans vue des chevauchements entre changements.
- Quand une partie des demandes arrive en séance sans plan de retour arrière ou sans plan de test.
- Quand des changements tombent sur une période de gel ou un traitement critique comme la paie ou la clôture.
À éviter
- Pendant un incident majeur en cours : passez par « Coordonner la réponse à un incident majeur ».
- Si la CMDB n'est pas tenue à jour : les dépendances détectées seront fausses ou absentes.
- Pour un changement urgent à valider dans l'heure : l'agent travaille au rythme du CAB, pas en continu.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, la veille du CAB à 16 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : la liste SharePoint des changements (export ITSM), le calendrier des changements partagé, l'export de la CMDB et Teams (canal du CAB). Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Préparation du comité des changements et suivi du parc » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez Atlassian Rovo (Jira Service Management) ou SharePoint (exports ITSM et CMDB), Outlook Calendar ou Google Calendar (calendrier des changements), Microsoft Teams ou Slack (dossier du CAB) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que la veille du CAB (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Atlassian Rovo ou Microsoft 365 (exports ITSM et CMDB), Microsoft 365 ou Google Calendar, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Préparation du comité des changements et suivi du parc ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Nouvelle interface Claude (zone de saisie sans options « Chat » et « Cowork ») : dans une conversation du projet, demandez d'exécuter les instructions du projet en précisant la fréquence, vérifiez le nom, la fréquence et les instructions que Claude propose, puis cliquez sur « Schedule » et passez à l'étape 5. Ancienne interface : depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : le préparateur traite à chaque passage les changements créés ou modifiés depuis le CAB précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : ServiceNow ou Atlassian (changements), SharePoint (CMDB, périodes de gel), Outlook Calendar, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire », la veille du CAB à 16:00 ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : outil ITSM (changements à valider et planifiés : lecture, par connecteur Jira Service Management avec ChatGPT et Claude, ServiceNow avec Vibe, sinon par export), calendrier des changements (lecture), CMDB ou inventaire (export : lecture), périodes de gel et incidents récents (exports : lecture), espace du CAB (dépôt du dossier), messagerie ou ITSM (relances en brouillon).
Par outil : Copilot : la liste SharePoint des changements (export ITSM), le calendrier des changements partagé, l'export de la CMDB et Teams (canal du CAB). ChatGPT : Atlassian Rovo (Jira Service Management) ou SharePoint (exports ITSM et CMDB), Outlook Calendar ou Google Calendar (calendrier des changements), Microsoft Teams ou Slack (dossier du CAB). Claude : Atlassian Rovo ou Microsoft 365 (exports ITSM et CMDB), Microsoft 365 ou Google Calendar, Slack. Vibe : ServiceNow ou Atlassian (changements), SharePoint (CMDB, périodes de gel), Outlook Calendar, Slack.
Repli : Avec Copilot, ni ServiceNow ni Jira ne sont des plugins Cowork : programmez un export quotidien des changements et de la CMDB vers une liste ou un dossier SharePoint, c'est ce que l'agent lit (ou faites construire l'agent par la DSI dans Copilot Studio, qui dispose des connecteurs ITSM). Sans messagerie connectée, les relances sont listées dans le dossier du CAB.
Rythme : chaque semaine, la veille du CAB.
Conditions de réussite : la grille de risque du CAB est écrite et déposée ; les champs obligatoires d'une demande sont définis dans l'ITSM ; la CMDB est exportable avec les dépendances (sinon la détection de conflits se limite au composant direct) ; le gestionnaire des changements relit le dossier avant la séance et envoie les relances ; le CAB reste décisionnaire.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Deux changements sur des composants dépendants ne sont pas signalés en conflit.
Consigne à ajouter aux instructions :
Pour chaque changement, remonte la chaîne de dépendances de la CMDB sur deux niveaux et compare les fenêtres de tous les changements qui la touchent.
Le demandeur reçoit une relance générique qui ne dit pas quel champ manque.
Consigne à ajouter aux instructions :
Dans chaque relance, nomme les champs obligatoires manquants un par un et donne la date limite pour être inscrit au prochain CAB.
Le risque est classé à partir de la description du demandeur plutôt que de la grille.
Consigne à ajouter aux instructions :
Applique la grille interne critère par critère et écris dans la fiche le critère qui fixe le niveau ; si un critère n'est pas renseigné, classe « à évaluer en séance ».
Questions fréquentes
Comment préparer automatiquement un comité des changements ITIL ?
Un agent planifié la veille du CAB lit les demandes « à valider » de l'outil ITSM, le calendrier, la CMDB et les périodes de gel. Il produit une fiche par changement, la liste des conflits et l'ordre de passage proposé. Le gestionnaire des changements arrive en séance avec un dossier complet.
Comment détecter les conflits de fenêtre entre changements planifiés ?
En croisant le calendrier des changements avec la CMDB : deux changements sur un même composant ou une même chaîne de dépendances, dans des fenêtres qui se chevauchent, sont en conflit. L'agent y ajoute les périodes de gel, les traitements critiques et les composants à l'origine d'incidents récents.
L'agent modifie-t-il les demandes dans l'outil ITSM ?
Non. Il ne valide, ne refuse et ne replanifie aucun changement, et il ne modifie ni l'outil ITSM ni la CMDB. Les relances aux demandeurs sont des brouillons. Faites aussi valider l'environnement par le RSSI : ces exports décrivent l'architecture de l'organisation.