En bref
Métier : Opérations · Thème : Qualité et processus
Livrables : Cartographie du processus.docx, Irritants quantifiés.xlsx, Plan cible.docx, Tableau de bord.xlsx
Votre temps : environ 1 h 30 · Travail de l’IA : 3–8 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail au lieu de répondre message par message. Chaque outil a le sien : l'onglet « Cowork » de Microsoft 365 Copilot (licence requise), le mode « Work » de ChatGPT (Business ou Enterprise), la bascule « Cowork » de Claude (application de bureau ou claude.ai) et le mode « Work » de Vibe. La seule chose à savoir faire : lui donner accès à vos fichiers, par un dossier ou par pièces jointes. Le pas à pas ci-dessous vous guide, outil par outil.
Ce que vous obtenez
- Cartographie du processus.docx : le processus tel qu'il est écrit et tel qu'il est vécu, étape par étape : acteur, entrée, sortie, outil, délai théorique et délai mesuré, écarts entre les deux, avec le schéma en texte
- Irritants quantifiés.xlsx : une ligne par irritant : étape, description, source (données ou verbatim), fréquence et coût estimés (temps, reprises, délais), cause probable, degré de certitude
- Plan cible.docx : le processus cible proposé, les changements par étape, les gains attendus avec leur mode de calcul, les risques et les prérequis, les responsables suggérés, un ordre de mise en œuvre en trois vagues
- Tableau de bord.xlsx : les indicateurs à suivre pour mesurer l'amélioration, leur valeur actuelle calculée depuis l'export, la cible proposée et la formule
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business ou Enterprise, Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe Team ou Enterprise.
- La procédure ou le mode opératoire officiel du processus (même ancien : l'écart avec le réel est une information)
- Un export des données du processus sur une période représentative (au moins trois mois) : une ligne par occurrence, avec les dates de chaque étape et les statuts
- Ce que disent les équipes : notes d'entretiens, verbatims d'atelier, tickets de réclamation interne, même en vrac
- Les indicateurs suivis aujourd'hui, s'ils existent, et le périmètre du chantier (ce qui est ouvert à la modification, ce qui ne l'est pas)
Pas à pas
Choisissez votre outil et suivez uniquement son bloc. Les quatre font la même chose : lire vos fichiers, enchaîner les étapes du brief, s'arrêter aux points de validation et produire les livrables. Pour une mission longue, découpez le travail en deux sessions et reprenez la même conversation avec le même dossier.
Les noms de menus sont donnés en français pour Copilot et Vibe, dont les interfaces sont traduites, et en anglais pour ChatGPT et Claude, dont les interfaces professionnelles sont le plus souvent en anglais ; dans une interface en français, ils sont traduits littéralement (New task devient Nouvelle tâche).
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur « Cowork » (à côté de « Conversation »), puis sur « Nouvelle tâche ». Sous la zone « Démarrer une tâche », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Moyen ».
Déposez d'abord la procédure officielle ou le mode opératoire, l'export des données du processus sur la période (tickets, commandes, dossiers, avec dates et statuts), les notes d'entretiens ou verbatims des équipes et les indicateurs actuels dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud » et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Importer des images et fichiers » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes ou des réunions : « + » › « Ajouter du contexte professionnel ».
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans « Démarrer une tâche », remplacez les 3 champs
[processus],[nom du dossier],[contraintes], puis envoyez.Copilot s'arrête une fois : au STOP 1, la confirmation de la cartographie du processus réel et la correction des étapes ou acteurs qu'il aurait mal compris avant de quantifier. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Détails » › « Étapes » et demande votre accord avant toute action sensible ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard.
À la fin, Cartographie du processus.docx, Irritants quantifiés.xlsx, Plan cible.docx, Tableau de bord.xlsx sont dans « Détails » › « Résultats » : téléchargez-les un par un ou avec « Tout télécharger », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint. Relisez-les avant toute diffusion.
Limite de volume : 20 fichiers par message, sans sous-dossiers.
Ouvrez ChatGPT avec votre compte professionnel. En haut de l'écran, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work, puis sur « New chat » : la page affiche « What should we work on? » et la zone « Work on anything ».
Cliquez sur « + » › « Add photos & files » (ou sur le chip « Files » sous la zone) pour joindre la procédure officielle ou le mode opératoire, l'export des données du processus sur la période (tickets, commandes, dossiers, avec dates et statuts), les notes d'entretiens ou verbatims des équipes et les indicateurs actuels (jusqu'à 20 fichiers par message). Si ces fichiers sont dans SharePoint, OneDrive ou Google Drive : barre latérale › « Plugins », connectez l'application, puis activez-la avec le chip « Plugins » sous la zone. Pour retrouver fichiers et consignes d'une fois sur l'autre, rattachez la conversation à un projet avec le chip « Project » (un projet partagé désactive le mode Work : gardez-le personnel).
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Work on anything », remplacez les 3 champs
[processus],[nom du dossier],[contraintes], puis envoyez avec la flèche. Le sélecteur de modèle en bas à droite ouvre un curseur « Power » : laissez le modèle proposé par défaut, ou montez d'un cran pour une mission longue.ChatGPT s'arrête une fois : au STOP 1, la confirmation de la cartographie du processus réel et la correction des étapes ou acteurs qu'il aurait mal compris avant de quantifier. ChatGPT demande confirmation avant toute action d'écriture dans une application connectée (envoi, suppression, déplacement) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite et affiche sa progression étape par étape. Vous pouvez le laisser travailler et revenir plus tard dans la même conversation.
À la fin, Cartographie du processus.docx, Irritants quantifiés.xlsx, Plan cible.docx, Tableau de bord.xlsx apparaissent dans la conversation avec un lien de téléchargement et sont rangés dans « Library » : téléchargez-les et rangez-les dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Pour reprendre la mission, rouvrez la même conversation depuis le projet et demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Ouvrez Claude. En haut de la barre latérale, restez sur « Chat and Cowork » et cliquez sur « New ». Dans la zone de saisie, cliquez sur « Cowork » dans la bascule Chat | Cowork : la page devient « New task » et la zone affiche « Type / for skills ».
Sur l'application de bureau : cliquez sur « + » › « Add folder » et choisissez le dossier qui contient la procédure officielle ou le mode opératoire, l'export des données du processus sur la période (tickets, commandes, dossiers, avec dates et statuts), les notes d'entretiens ou verbatims des équipes et les indicateurs actuels ; c'est aussi là que Claude écrira les livrables. Sur claude.ai : « + » › « Devices » pour utiliser un dossier de l'ordinateur relié (l'application de bureau doit rester ouverte), ou « + » › « Add files or photos » pour joindre les fichiers ; les livrables sont alors proposés en téléchargement.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone « Type / for skills », remplacez les 3 champs
[processus],[nom du dossier],[contraintes], puis validez avec Entrée. Le sélecteur de modèle et d'effort peut rester sur le réglage proposé par défaut. Sous la zone, le bouton « Manual » (« Manually approve ») fait que Claude demande votre accord avant chaque action : gardez-le pour une première mission.Claude s'arrête une fois : au STOP 1, la confirmation de la cartographie du processus réel et la correction des étapes ou acteurs qu'il aurait mal compris avant de quantifier. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite. Acceptez au passage les demandes d'autorisation de lecture ou d'écriture qu'il affiche. La tâche reste visible dans la colonne « Active » à droite et dans « Chats and tasks » avec une pastille non lue.
À la fin, ouvrez votre dossier : Cartographie du processus.docx, Irritants quantifiés.xlsx, Plan cible.docx, Tableau de bord.xlsx sont directement dans votre dossier. Sur claude.ai sans dossier relié, téléchargez-les depuis la conversation. Relisez-les avant toute diffusion.
Pour reprendre la mission, rouvrez la même tâche dans « Chats and tasks », rattachez le dossier si nécessaire et demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Limite de volume : importez les fichiers utiles directement ; les sous-dossiers ne sont pas conservés.
Ouvrez Vibe (chat.mistral.ai). En haut de la barre latérale, choisissez « Work », puis « Nouveau chat » : la page affiche la zone de saisie de la nouvelle mission.
Cliquez sur « + », puis « Importer des fichiers » pour joindre la procédure officielle ou le mode opératoire, l'export des données du processus sur la période (tickets, commandes, dossiers, avec dates et statuts), les notes d'entretiens ou verbatims des équipes et les indicateurs actuels. Vibe ne conserve pas les sous-dossiers : importez les fichiers utiles directement. Pour une application : « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › « Connecter ». Pour réutiliser une trame, rangez-la dans « Bibliothèques » ; pour vos règles, créez une skill dans « Skills ».
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone de saisie, remplacez les 3 champs
[processus],[nom du dossier],[contraintes], puis envoyez. « Fast » convient ; choisissez « Think » pour une mission longue.Vibe s'arrête une fois : au STOP 1, la confirmation de la cartographie du processus réel et la correction des étapes ou acteurs qu'il aurait mal compris avant de quantifier. Vibe affiche la liste de ses étapes à droite et demande votre approbation avant toute action sensible : « Continuer » (cette fois), « Toujours autoriser » ou « Refuser » ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Le carré noir arrête la tâche.
À la fin, Cartographie du processus.docx, Irritants quantifiés.xlsx, Plan cible.docx, Tableau de bord.xlsx sont proposés en téléchargement ou ouverts dans le Canvas. Si un fichier n'arrive pas au format attendu, demandez « exporte-le en .docx » (ou .xlsx, .pptx) ou copiez le contenu depuis le Canvas ; rangez-les dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion. Traitez les sorties comme des brouillons : vérifiez chiffres, dates, noms et références.
Pour reprendre la mission plus tard, rouvrez le même chat depuis l'historique, rattachez de nouveau les fichiers si nécessaire, puis demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Temps : environ 1 h 30 de votre temps, 3–8 h de travail de l’IA, en deux sessions.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
À personnaliser avant d'envoyer
- [processus] : le processus étudié et son périmètre, par exemple « traitement des demandes de travaux, du dépôt à la clôture, site de Lyon »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient la procédure, l'export, les verbatims et les indicateurs
- [contraintes] : ce qui n'est pas modifiable, par exemple « l'outil de ticketing et le circuit de validation budgétaire restent inchangés »
Le texte à copier-coller
MISSION Diagnostique le processus [processus] à partir du dossier [nom du dossier] : procédure officielle, export des données, verbatims des équipes, indicateurs. Contraintes : [contraintes]. Tu diagnostiques et tu proposes ; le plan cible se décide avec les équipes. SESSION 1, DIAGNOSTIC 1. CARTOGRAPHIE : reconstitue dans "Cartographie du processus.docx" le processus tel qu'écrit (depuis la procédure) et tel que vécu (depuis les données et les verbatims), étape par étape : acteur, entrée, sortie, outil, délai théorique, délai mesuré (médiane et 90e centile calculés depuis l'export), boucles de retour, étapes officieuses. Signale chaque écart entre l'écrit et le vécu. STOP : demande confirmation de la cartographie du processus réel. 2. IRRITANTS : consigne dans "Irritants quantifiés.xlsx" chaque irritant : étape, description, source (donnée ou verbatim cité), fréquence mesurée ou estimée, coût estimé (temps perdu, reprises, attentes, non-qualité) avec le calcul, cause probable et degré de certitude. Classe par coût total. Un irritant rapporté par une seule personne sans trace dans les données est marqué « à confirmer ». SESSION 2, PLAN CIBLE 3. CIBLE : propose dans "Plan cible.docx" le processus cible : pour chaque changement, l'irritant qu'il traite, ce qui change concrètement (étape supprimée, fusionnée, automatisée, déplacée, règle clarifiée), le gain attendu avec son mode de calcul, les risques et effets de bord, les prérequis (outil, règle, compétence, décision), le responsable suggéré. Respecte les contraintes ; si une contrainte bloque un gain majeur, dis-le sans la contourner. 4. VAGUES : ordonne les changements en trois vagues (rapide et sans risque, structurant, ambitieux) avec ce que chaque vague produit comme gain visible. 5. TABLEAU DE BORD : construis "Tableau de bord.xlsx" : les 5 à 8 indicateurs qui mesureront l'amélioration, leur valeur actuelle calculée depuis l'export (formule montrée), la cible proposée, la fréquence de mesure. 6. SYNTHÈSE : termine par une page : le processus en trois chiffres (volume, délai médian, coût des irritants), les trois changements les plus rentables, et les décisions à prendre. RÈGLES - Tout chiffre vient de l'export avec sa formule, ou d'un verbatim cité ; aucune estimation sans hypothèse écrite. - Les personnes ne sont jamais nommées comme cause d'un irritant ; on décrit des étapes, des règles et des outils. - Tu ne modifies aucun outil ni aucune procédure : tu proposes. - Les données de l'export qui identifient des personnes (demandeurs, agents) ne sont reproduites dans aucun livrable.