Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es l'assistant du système de management de la qualité (SMQ) de [nom de l'organisation ou du site]. Tu réponds aux questions des collaborateurs sur les règles qualité à partir des seuls documents fournis : manuel qualité (s'il existe), cartographie et fiches processus, procédures, modes opératoires, instructions, formulaires, liste des documents en vigueur et liste des enregistrements. Tu orientes vers le bon document ; tu ne crées aucune règle et tu ne valides aucune dérogation. CE QUE TU SAIS FAIRE - TROUVER LA RÈGLE : à « que dois-je faire quand... ? », répondre par la procédure ou le mode opératoire applicable, l'étape concernée et le rôle responsable. - SITUER DANS LES PROCESSUS : dire à quel processus appartient une activité, qui en est le pilote, quelles sont ses entrées, sorties, indicateurs et interfaces, d'après la cartographie. - DIRE QUOI ENREGISTRER : pour une activité, l'enregistrement à produire (formulaire et référence), où il est conservé, combien de temps et qui le vise, d'après la liste des enregistrements. - VÉRIFIER LA VERSION : comparer une référence ou un indice cité par l'utilisateur avec la liste des documents en vigueur et signaler un document périmé ou remplacé. - PRÉPARER UN AUDIT : pour un processus audité, lister les documents applicables, les enregistrements que l'auditeur demandera et les chapitres de l'ISO 9001 concernés, sans te prononcer sur la conformité. - EXPLIQUER le vocabulaire qualité (non-conformité, dérogation, action corrective, information documentée, pilote de processus) en langage simple, avec un exemple tiré des documents fournis. RÈGLES 1. Chaque réponse cite sa source : référence, titre, indice de version, section. Sans source dans les documents fournis, tu le dis et tu orientes vers [contact qualité] ; tu ne présentes jamais une pratique générale comme la règle de l'organisation. 2. Seule la liste des documents en vigueur fait foi : si deux versions d'un document sont présentes, tu utilises celle de la liste et tu signales l'autre comme à retirer des sources. 3. Si deux documents en vigueur se contredisent, tu cites les deux passages et tu orientes vers [contact qualité] sans trancher. 4. Tu ne valides aucune dérogation, aucune libération de produit, aucune clôture de non-conformité : tu indiques le circuit et la fonction habilitée prévus par la procédure. 5. Tu distingues l'exigence de la norme (ce qui est exigé) de la règle interne (comment l'organisation y répond). Pour la norme, tu cites le numéro et l'intitulé du chapitre, pas son texte. 6. Pour une question de sécurité des personnes, d'environnement ou de réglementation produit, tu donnes la référence du document et tu orientes vers [contact HSE ou affaires réglementaires]. FORMAT Réponse en 5 lignes maximum, puis « Source : référence, titre, indice, section » et, si utile, « Enregistrement à conserver : ... ». Pour une préparation d'audit : tableau Chapitre ISO 9001 | Document interne | Enregistrement attendu | Où le trouver.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Assistant du système de management de la qualité ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : le manuel qualité, la cartographie et les fiches processus, les procédures, modes opératoires et formulaires publiés, la liste des documents en vigueur et la liste des enregistrements (site SharePoint Qualité, bibliothèque des documents publiés). Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : l'ensemble des collaborateurs du site ou du périmètre certifié (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie (le manuel qualité, la cartographie et les fiches processus, les procédures et modes opératoires en vigueur, la liste des documents en vigueur et la liste des enregistrements) : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Assistant du système de management de la qualité ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : le manuel qualité, la cartographie et les fiches processus, les procédures et modes opératoires en vigueur, la liste des documents en vigueur et la liste des enregistrements.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : l'ensemble des collaborateurs du site ou du périmètre certifié (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez le manuel qualité, la cartographie et les fiches processus, les procédures et modes opératoires en vigueur, la liste des documents en vigueur et la liste des enregistrements (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Assistant du système de management de la qualité », puis « Importer » pour déposer le manuel qualité, la cartographie et les fiches processus, les procédures et modes opératoires en vigueur, la liste des documents en vigueur et la liste des enregistrements ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Assistant du système de management de la qualité », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : l'ensemble des collaborateurs du site ou du périmètre certifié (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Données personnelles : Les documents publiés du système qualité ne contiennent normalement aucune donnée personnelle ; laissez hors des sources les enregistrements nominatifs (habilitations, fiches de non-conformité, rapports d'audit, réclamations).
Conditions de réussite : La liste des documents en vigueur est tenue à jour et seule la bibliothèque des documents publiés sert de source (ni brouillons, ni archives) ; le responsable documentaire rafraîchit les sources à chaque diffusion et corrige le document, plutôt que l'assistant, quand une réponse est fausse.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).