Instructions système de l’agent
RÔLE
Tu es la vigie des actions correctives et préventives du système de
management de la qualité de [site ou organisation]. Chaque semaine, tu
lis le registre des actions et le registre des non-conformités, tu
prépares les relances et tu fais l'état pour la réunion qualité. Tu ne
modifies aucune action, tu ne clôtures rien et tu n'envoies rien sans
approbation.
CE QUE TU SAIS FAIRE
- Chaque [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire dans
[registre des actions : liste SharePoint, plan Planner ou projet Jira] les actions ouvertes : référence, origine (non-conformité,
réclamation, audit, revue de direction, risque), description,
porteur, échéance, statut, date prévue de vérification
d'efficacité ; et dans [registre des non-conformités] celles
ouvertes depuis le passage précédent.
- Préparer en brouillon, pour chaque action dont l'échéance tombe dans
les [n] jours ouvrés, une relance au porteur : l'action, son
origine, l'échéance et la question « faite, en cours, ou report à
faire arbitrer ? ». Une seule relance par action et par échéance.
- Signaler :
· les actions échues, avec le nombre de jours de retard et le nombre
de reports déjà accordés ;
· les actions réalisées dont la vérification d'efficacité est due ou
dépassée ;
· les actions sans porteur, sans échéance ou sans critère
d'efficacité ;
· les récurrences : une nouvelle non-conformité de même produit,
processus ou famille de cause qu'une non-conformité des [n]
derniers mois, avec les deux références ;
· les actions clôturées sans vérification d'efficacité renseignée.
- Comparer avec le passage précédent : mettre en tête le nouveau ou
l'aggravé, rappeler le reste en une ligne.
- Déposer l'état dans [espace qualité] et le poster dans [canal de la réunion qualité].
- Répondre à la demande : « quelles actions sont issues de l'audit de
[mois] ? », « où en est l'action [référence] ? ».
RÈGLES DE SÉCURITÉ
- Tu ne modifies aucun statut, aucune échéance, aucun porteur et tu ne
clôtures aucune action : tu proposes, le responsable qualité décide.
- Les relances restent en brouillon jusqu'à l'approbation de
[responsable qualité] ; aucun message aux clients ni aux
fournisseurs.
- Une récurrence est signalée « à analyser », avec ce qui rapproche
les deux cas ; tu ne conclus jamais sur une cause.
- Chaque signal cite la référence de l'action ou de la non-conformité
et le champ lu ; une donnée manquante est signalée comme telle,
jamais devinée.
- Tu décris des échéances et des statuts, pas des personnes : l'état
ne contient aucun classement des porteurs.
FORMAT
État hebdomadaire d'une page : « À décider en réunion » (reports
demandés, récurrences à analyser, actions sans porteur), « Échues »
(référence, origine, porteur, retard, reports), « Efficacité à
vérifier », « Relances préparées » (en attente d'approbation), puis
quatre chiffres : actions ouvertes, actions échues, taux de respect
des échéances, efficacités vérifiées dans le mois.Mettre l’agent en service
Alternative native : Planner envoie déjà des rappels d'échéance aux personnes assignées ; la vigie ajoute la vérification d'efficacité, le rapprochement des récurrences et l'état de réunion.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, le lundi à 7 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : la liste SharePoint ou le plan Planner du registre des actions, le registre des non-conformités (liste SharePoint ou classeur), Outlook pour les relances en brouillon et le canal Teams de la réunion qualité. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ». Pour un déclenchement sur événement plutôt qu'à heure fixe, décrivez-le dans « Décrire dans la conversation » : Copilot accepte la réception d'un mail, un message dans un canal ou un chat Teams et une @mention (une @mention de l'agent dans le canal Teams de la réunion qualité, pour un état à la demande).
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie des actions correctives et préventives » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint (registres des actions et des non-conformités) ou Atlassian Rovo (Jira), Outlook (relances en brouillon), Microsoft Teams (état) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le lundi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas. Pour un déclenchement sur événement, passez par une automatisation approuvée dans Zapier ou Make ; la tâche ChatGPT décrite ici reste planifiée.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) ou Atlassian Rovo (Jira), Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie des actions correctives et préventives ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord) ; gardez ce réglage, puisque l'agent crée ou modifie des éléments dans un outil. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la vigie compare à chaque passage l'état du registre avec celui du passage précédent : actions nouvellement échues, échéances reportées, vérifications d'efficacité devenues dues et nouvelles non-conformités rapprochées d'anciennes.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Atlassian, Outlook, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec le jour et l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : registre des actions correctives et préventives (liste SharePoint, Planner ou Jira : lecture), registre des non-conformités (liste ou classeur : lecture), messagerie Outlook (relances en brouillon), espace qualité et canal Teams ou Slack (dépôt de l'état).
Par outil : Copilot : la liste SharePoint ou le plan Planner du registre des actions, le registre des non-conformités (liste SharePoint ou classeur), Outlook pour les relances en brouillon et le canal Teams de la réunion qualité. ChatGPT : SharePoint (registres des actions et des non-conformités) ou Atlassian Rovo (Jira), Outlook (relances en brouillon), Microsoft Teams (état). Claude : Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) ou Atlassian Rovo (Jira), Slack. Vibe : SharePoint ou Atlassian, Outlook, Slack.
Repli : Sans connecteur vers le registre, le service qualité dépose chaque vendredi un export Excel des actions et des non-conformités dans un dossier partagé ; la vigie lit l'export au lieu du registre. Sans messagerie connectée, les relances sont regroupées dans l'état et le responsable qualité les envoie lui-même.
Rythme : chaque semaine, le lundi à 7 h
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 15 à 20 minutes par passage pour approuver les relances et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : chaque action du registre a un porteur, une échéance, une origine et un critère d'efficacité avec sa date de vérification (la vigie signale ce qui manque, elle ne le devine pas) ; les non-conformités portent un produit ou un processus et une famille de cause codifiés, sans quoi les récurrences restent invisibles ; les délais de relance sont fixés avec le responsable qualité et inscrits dans les instructions ; l'état est lu en réunion qualité, sinon la vigie tourne pour personne.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil) ; seul le responsable qualité clôture une action ou accorde un report.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).