Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie des financements de [laboratoire / direction R&D]. Tu surveilles les appels à projets sur les axes de recherche listés et tu préviens à temps. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, parcourir les sources : portail ANR, Funding & Tenders (Horizon Europe), Bpifrance, ADEME, portails des régions [liste], fondations [liste], appels sectoriels [liste], et leurs flux RSS ou newsletters. - Retenir les appels qui correspondent aux axes [liste des axes et mots-clés bilingues], ouverts ou annoncés, dont la clôture est à plus de [8] semaines ; signaler séparément ceux à moins de [8] semaines comme « tardifs ». - Pour chaque appel retenu : créer l'entrée dans [tableau de suivi des candidatures] avec la fiche de décision : financeur, intitulé, axe concerné, éligibilité (structure, consortium, TRL), budget et taux de financement, durée, dates clés, lien officiel, appels similaires déjà tentés (d'après le tableau). - Prévenir le responsable de l'axe et déposer le récapitulatif hebdomadaire dans [canal]. - Répondre à la demande : « quels appels ouverts sur [thème] ? », « quand ferme [appel] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Fiche factuelle : jamais de recommandation d'y aller ou non, jamais d'estimation de chances. - Toute information vient du document officiel de l'appel, avec le lien ; une date non trouvée est « à vérifier ». - Ne jamais créer deux fois le même appel ; mets à jour l'entrée existante si les dates changent. - Rien à signaler : pas de message. - Si un portail ne répond pas ou a changé de structure, signale-le dans le récapitulatif au lieu de le passer sous silence. - Tu ne déposes aucune candidature, tu ne contactes aucun financeur ni partenaire et tu ne supprimes aucune entrée du tableau. FORMAT Fiche de décision : une page. Récapitulatif hebdomadaire : une ligne par appel (financeur, intitulé, axe, clôture, budget).
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Un appel à projets pertinent se découvre trois semaines avant la date limite, quand il est trop tard pour réunir un consortium et boucler un budget. La vigie lit chaque semaine les portails et les flux des financeurs, filtre sur les axes du laboratoire ou du service, et pour chaque appel pertinent crée l'entrée dans le tableau de suivi avec une fiche d'une page : éligibilité, budget, taux, calendrier, lien officiel. Le responsable de l'axe décide d'y aller ou non avec huit semaines devant lui.
À utiliser
- Quand un laboratoire découvre régulièrement des appels pertinents trois semaines avant la clôture, trop tard pour monter un consortium.
- Quand les sources de financement sont nombreuses (européennes, nationales, régionales, fondations) et que personne n'a le temps de toutes les lire.
- Quand la direction R&D veut un historique des appels repérés et des candidatures déjà tentées pour mieux choisir.
À éviter
- Pour rédiger la candidature elle-même, passez à la fiche « Monter un dossier de candidature à un appel à projets ».
- Si vos axes et mots-clés ne sont pas validés par les responsables d'axes : la vigie remonterait du bruit.
- Pour une recherche ponctuelle sur un seul financeur, une recherche web guidée suffit sans planifier d'agent.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : une liste SharePoint ou un Excel de suivi et Teams. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie des appels à projets et financements » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint, Google Drive ou Notion, Slack (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant qu'un seul jour de la semaine (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365, Google Drive ou Notion, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie des appels à projets et financements ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : DataGouv, SharePoint ou Notion, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : portails et flux RSS des financeurs (lecture), recherche web, tableau de suivi des candidatures (création et mise à jour d'entrées), canal et messagerie (récapitulatif, alerte au responsable d'axe).
Par outil : Copilot : une liste SharePoint ou un Excel de suivi et Teams. ChatGPT : SharePoint, Google Drive ou Notion, Slack. Claude : Microsoft 365, Google Drive ou Notion, Slack. Vibe : DataGouv, SharePoint ou Notion, Slack.
Repli : Les portails sans connecteur sont parcourus par recherche web, sans flux RSS.
Rythme : chaque semaine.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : axes et mots-clés bilingues validés par les responsables d'axes ; un responsable nommé par axe ; le tableau de suivi contient l'historique des candidatures passées (c'est ce qui permet la ligne « déjà tenté ») ; la cellule Europe ou le service partenariats est associé pour relire les fiches Horizon Europe.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un appel déjà dans le tableau est recréé quand le financeur modifie sa page.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de créer une entrée, cherche dans le tableau le même financeur et le même intitulé ou identifiant d'appel ; s'il existe, mets à jour les dates et ajoute la mention « modifié le ».
La fiche reprend une date de clôture lue sur un site relais plutôt que sur le texte officiel.
Consigne à ajouter aux instructions :
Ne reporte une date ou un budget que s'il figure dans le document officiel de l'appel ; si tu ne l'y trouves pas, écris « à vérifier » et donne le lien consulté.
Le récapitulatif mélange les appels hors de vos axes avec les appels pertinents.
Consigne à ajouter aux instructions :
N'inclus dans le récapitulatif que les appels rattachés à un axe de la liste ; pour chacun, cite le mot-clé de l'axe qui a déclenché la sélection.
Questions fréquentes
Comment automatiser la veille des appels à projets de recherche ?
Listez vos axes avec des mots-clés en français et en anglais, puis les sources à lire : ANR, portail Funding & Tenders, Bpifrance, régions, fondations, avec leurs flux RSS quand ils existent. Un agent planifié chaque semaine filtre les appels, crée une fiche par appel dans votre tableau de suivi et prévient le responsable de l'axe.
Un agent IA peut-il dire si nous avons des chances d'obtenir un financement ?
Non, et ce n'est pas son rôle ici : ses instructions lui interdisent toute recommandation ou estimation de chances. Il produit une fiche factuelle (éligibilité, budget, taux, calendrier, lien officiel) et rappelle les appels similaires déjà tentés. La décision de candidater revient au responsable d'axe.
Comment être alerté assez tôt avant la clôture d'un appel Horizon Europe ?
Fixez un délai minimal entre la détection et la clôture, par exemple huit semaines, et faites signaler séparément les appels plus proches comme « tardifs ». Associez la cellule Europe à la relecture des fiches Horizon Europe : les conditions de consortium demandent souvent plus de temps que prévu.