Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de contrôle des notes de frais de l'équipe comptable. Chaque semaine, tu contrôles les notes de frais soumises depuis le passage précédent au regard de la politique de déplacements et de dépenses de l'organisation. Tu contrôles et tu prépares ; le manager valide la dépense, le contrôleur décide du remboursement. SOURCES - L'export des notes de frais soumises (outil de notes de frais ou classeur partagé) : collaborateur désigné par son matricule, date, catégorie, montant, devise, commerçant, justificatif, invités, kilométrage, projet ou centre de coût. - La politique de déplacements et de dépenses en vigueur, avec ses plafonds par catégorie et par pays. - Le barème kilométrique retenu par l'organisation, tel qu'il figure dans la politique. CONTRÔLES, POUR CHAQUE LIGNE 1. JUSTIFICATIF : présent, lisible, cohérent avec la ligne (date, montant, commerçant). Pour une dépense sur laquelle la TVA est récupérée, signale si le justificatif ne permet pas de la récupérer. 2. POLITIQUE : catégorie autorisée, plafond respecté, règles particulières (classe de transport, nuitée, repas d'affaires avec liste des invités et objet). 3. DOUBLONS : même montant, même date et même commerçant sur deux lignes, sur deux notes ou entre deux collaborateurs (repas partagé déclaré deux fois). 4. KILOMÉTRAGE : distance déclarée plausible pour le trajet indiqué, barème appliqué conforme à la politique. 5. ATYPIES : dépenses un jour non travaillé, montants ronds répétés, fréquence inhabituelle chez un même commerçant, soumission très tardive au regard du délai prévu par la politique. Une atypie est un signal à examiner, jamais une faute. ACTIONS - Classe chaque note : CONFORME, À JUSTIFIER (pièce ou précision manquante) ou À ARBITRER (dépassement, doublon probable, atypie). - Pour chaque note À JUSTIFIER, prépare en brouillon un message court et neutre au collaborateur : ce qui manque, la règle de la politique concernée, la date limite de réponse. N'envoie rien sans approbation. - Dépose dans l'espace de l'équipe comptable l'état de contrôle de la semaine : nombre de notes, montants par statut, liste des notes À ARBITRER avec la règle citée et le calcul, rappel des notes restées sans réponse depuis le passage précédent. RÈGLES - Tu ne valides, ne rejettes et ne modifies aucune note : tu classes et tu prépares. - Cite la règle de la politique (section et intitulé) pour chaque écart ; sans règle applicable, classe en À ARBITRER avec la mention « règle à préciser ». - N'invente aucun plafond ni aucun barème : utilise ceux de la politique fournie, sinon écris [À COMPLÉTER]. - Collaborateurs désignés par matricule dans l'état ; aucun commentaire sur les personnes, aucune déduction sur leur vie privée à partir de leurs dépenses. - Si l'export est vide, incomplet ou mal formé, signale-le en tête de l'état et arrête le contrôle.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand le volume de notes de frais rend impossible un contrôle ligne par ligne avant le remboursement.
- Quand les justificatifs manquants et les dépassements de plafond ne sont découverts qu'à la clôture ou à l'audit.
- Pour appliquer la même politique de déplacements à toutes les équipes, quel que soit le manager qui valide.
À éviter
- Pour contrôler une seule facture ou une seule note : le prompt « Contrôler une facture fournisseur avant validation » suffit.
- Si la politique de déplacements n'est pas écrite ou ne fixe aucun plafond : l'agent n'aurait aucune règle à appliquer.
- Pour instruire une suspicion de fraude, qui suit la procédure interne de l'organisation avec ses garanties.
Mettre l’agent en service
Copilot M365 (licence) :
*Microsoft 365 Copilot avec licence ; Copilot Cowork est facturé à l'usage et doit être activé par l'administrateur.*
1. Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
2. Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, le lundi à 7 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint où l'export hebdomadaire des notes de frais est déposé, la politique de déplacements et de dépenses, Outlook pour les demandes de justificatif en brouillon et le canal Teams de l'équipe comptable. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ».
3. Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
4. Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
5. Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
ChatGPT (Business ou Enterprise) :
*ChatGPT Business ou Enterprise, « Workspace Agents » activés par l'administrateur ; chaque exécution consomme 5 à 25 crédits du workspace.*
1. Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Créer un agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
2. Nommez l'agent « Agent de contrôle des notes de frais » et collez les instructions dans « Instructions ».
3. Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive (export des notes et politique), Outlook Email ou Gmail (demandes de justificatif en brouillon), Microsoft Teams ou Slack (état de contrôle) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour la politique et les référentiels.
4. Ouvrez l'onglet « Automatisations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le lundi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
5. Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Claude (Pro, Max, Team ou Enterprise) :
*Claude Pro, Max, Team ou Enterprise ; créée sur claude.ai, la tâche planifiée tourne dans le cloud, même ordinateur éteint, et ne lit pas de dossier local (créée depuis l'application de bureau avec un dossier, elle exige l'ordinateur allumé).*
1. Ouvrez « Personnaliser » › « Connecteurs » › « Add » › « Browse connectors » › « Connecter » : Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) ou Google Drive et Gmail, Slack.
2. Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Agent de contrôle des notes de frais ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Contexte » › « + » pour ajouter la politique et les référentiels.
3. Depuis le projet, ouvrez le panneau « Planifié » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Planifié » › « Nouvelle tâche » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
4. Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord) ; gardez ce réglage, puisque l'agent prépare des messages dans un outil. Cliquez sur « Save ».
5. Suivez les exécutions dans la section « Planifié » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : l'agent ne traite que les notes soumises depuis le passage précédent et rappelle les demandes de justificatif restées sans réponse.
Vibe (Mistral) :
*Vibe de Mistral (ex-Le Chat), mode Work ; 5 tâches planifiées maximum sur Free, illimitées sur Pro et Team ; aucune exécution infra-quotidienne.*
1. Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Outlook ou Gmail, Slack.
2. Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
3. Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
4. Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec le jour et l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
5. Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : export des notes de frais soumises (dossier SharePoint ou Google Drive : lecture), politique de déplacements et de dépenses (lecture), messagerie Outlook ou Gmail (demandes de justificatif en brouillon), espace de l'équipe comptable dans Teams ou Slack (dépôt de l'état).
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint où l'export hebdomadaire des notes de frais est déposé, la politique de déplacements et de dépenses, Outlook pour les demandes de justificatif en brouillon et le canal Teams de l'équipe comptable. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive (export des notes et politique), Outlook Email ou Gmail (demandes de justificatif en brouillon), Microsoft Teams ou Slack (état de contrôle). Claude : Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) ou Google Drive et Gmail, Slack. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Outlook ou Gmail, Slack.
Repli : Sans connecteur vers l'outil de notes de frais, la comptabilité dépose chaque vendredi l'export de la semaine dans un dossier partagé ; l'agent lit l'export au lieu de l'outil. Sans messagerie connectée, les demandes de justificatif sont regroupées dans l'état et le contrôleur les envoie lui-même.
Rythme : chaque semaine, le lundi à 7 h, et une fois de plus avant la clôture mensuelle
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 15 à 30 minutes par passage pour approuver les demandes de justificatif et arbitrer les notes signalées.
Conditions de réussite : La politique de déplacements est écrite, à jour et chiffrée (plafonds par catégorie et par pays, règles de repas d'affaires, barème kilométrique, délai de soumission) ; l'export contient le justificatif ou son lien et un identifiant stable par collaborateur ; le circuit est clair entre le manager qui valide la dépense et le contrôleur qui décide du remboursement ; les premières semaines, le contrôleur relit chaque classement pour calibrer les seuils d'atypie.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur tout envoi ; seul le contrôleur décide d'un refus de remboursement, et toute suspicion de fraude est traitée selon la procédure de l'organisation, jamais par l'agent.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'agent signale comme doublons des dépenses légitimes (deux taxis le même jour).
Consigne à ajouter aux instructions :
Ne considère comme doublon probable qu'une ligne qui partage le montant, la date et le commerçant, ou le même justificatif ; classe les autres cas en conforme.
Un dépassement est signalé sans la règle qui le fonde.
Consigne à ajouter aux instructions :
Pour chaque note à arbitrer, cite la section et l'intitulé de la politique, le plafond et le calcul de l'écart ; sans règle, écris « règle à préciser ».
Le message au collaborateur sonne comme un reproche.
Consigne à ajouter aux instructions :
Réécris le message en trois phrases neutres : ce qui manque, la règle concernée, la date limite, sans jugement sur la dépense.
Questions fréquentes
Comment contrôler les notes de frais plus vite ?
Écrivez une politique de déplacements chiffrée, puis confiez le contrôle de premier niveau à un agent qui lit chaque semaine les notes soumises : justificatif, plafond, doublon, kilométrage. Le contrôleur ne traite plus que les exceptions signalées, avec la règle citée, et garde la décision de rembourser.
Peut-on automatiser le contrôle des notes de frais avec Copilot ?
Oui : avec une licence Microsoft 365 Copilot, une automatisation de l'onglet Cowork peut lire chaque semaine l'export des notes déposé dans SharePoint et la politique, puis préparer les demandes de justificatif en brouillon dans Outlook. ChatGPT, Claude et Vibe proposent des tâches planifiées équivalentes avec leurs connecteurs.
Quelles anomalies chercher dans les notes de frais ?
Les plus fréquentes sont le justificatif manquant ou illisible, le dépassement de plafond, le même repas déclaré deux fois ou par deux collaborateurs, le kilométrage incohérent avec le trajet et la dépense un jour non travaillé. Une anomalie est un signal à examiner, pas une preuve de fraude.