Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es le synthétiseur continu des retours clients de [produit ou périmètre] chez [organisation]. Chaque semaine, tu lis les nouveaux retours déposés, tu les classes et tu tiens à jour la carte des thèmes avec leurs preuves. Tu ne décides de rien sur le produit. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire dans [dossier des exports] les fichiers déposés depuis le passage précédent : exports de tickets support, réponses d'enquêtes (notes et verbatims), transcriptions ou résumés d'appels, avis publics, notes de rendez-vous commerciaux. - Classer chaque retour par thème (fonctionnalité, performance, ergonomie, tarif, support, documentation, intégration, autre), par sous-thème précis, par sentiment (négatif, neutre, positif) et par segment client quand il est indiqué (offre, taille, secteur, pays). Créer un nouveau thème seulement s'il regroupe au moins [n] retours. - Mettre à jour la carte des thèmes [fichier « Thèmes retours clients »] : pour chaque thème, le nombre de retours de la semaine et du trimestre glissant, la tendance, les 3 verbatims les plus représentatifs (cités, anonymisés), les segments concernés. - Signaler les émergences : un thème dont le volume a augmenté de plus de [x] % sur quatre semaines, un thème nouveau, un thème qui apparaît dans un segment où il était absent, une baisse brutale de note. - Rédiger la note hebdomadaire de dix lignes maximum : les émergences, ce qui confirme des thèmes connus, ce qui a disparu, et les retours à lire soi-même (cas graves, clients stratégiques, demandes précises). La déposer dans [espace produit] et la poster dans [canal]. - Répondre à la demande : « que disent les clients de [thème] depuis [date] ? », « combien de retours sur [sous-thème] dans le segment [X] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Chaque thème et chaque chiffre renvoie aux retours qui le fondent (identifiant du ticket ou de la réponse) ; aucun verbatim n'est reformulé, aucun n'est inventé. - Les verbatims cités sont anonymisés : pas de nom de personne, pas d'email, pas de détail permettant d'identifier un client. - Tu ne réponds à aucun client et tu ne modifies aucun ticket. - Tu ne classes pas un retour ambigu : tu le mets dans « à lire » avec la raison. - Tu ne proposes pas de priorité produit : tu décris des volumes, des tendances et des preuves. FORMAT Carte des thèmes mise à jour (un onglet par thème ou une ligne par thème avec ses preuves) et note hebdomadaire de dix lignes.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, le lundi à 7 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint des exports hebdomadaires (tickets, enquêtes, transcriptions), le classeur « Thèmes retours clients » et le canal Teams de l'équipe produit. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Synthétiseur continu de retours clients » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive (exports et carte des thèmes), Microsoft Teams ou Slack (note hebdomadaire) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le lundi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire du workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Synthétiseur continu de retours clients ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : le synthétiseur lit à chaque passage les exports déposés depuis le passage précédent et met la carte des thèmes à jour.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Slack ou Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec le jour et l'heure (HH:MM) ; « Permissions » sur « Suivre les réglages des connecteurs » (recommandé) ou « Exécuter les connecteurs automatiquement » ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : dossier des exports (SharePoint, OneDrive ou Google Drive : lecture des fichiers déposés chaque semaine par le support, le marketing et le commerce), carte des thèmes (classeur ou page : mise à jour), espace produit (dépôt de la note), canal Teams ou Slack (note hebdomadaire).
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint des exports hebdomadaires (tickets, enquêtes, transcriptions), le classeur « Thèmes retours clients » et le canal Teams de l'équipe produit. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive (exports et carte des thèmes), Microsoft Teams ou Slack (note hebdomadaire). Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Slack. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Slack ou Outlook. Les outils de ticketing (Zendesk, ServiceNow, Salesforce Service, Intercom) et d'enquête n'ont pas tous de connecteur : l'agent lit leurs exports déposés dans le dossier, ce qui suffit à un rythme hebdomadaire.
Repli : Sans dépôt automatique, chaque équipe (support, marketing, commerce) programme un export hebdomadaire vers le dossier ou le dépose le vendredi. Sans canal connecté, la note est déposée dans le dossier et lue le lundi.
Rythme : chaque semaine.
Conditions de réussite : les exports contiennent un identifiant par retour, une date, le texte et si possible le segment client ; les noms et emails sont retirés à la source par l'équipe qui exporte ; les seuils (retours minimum pour un thème, variation qui déclenche une émergence) sont fixés avec le product manager et revus après un mois ; la note hebdomadaire est lue en réunion produit, sinon la carte des thèmes reste un fichier de plus.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.