Logo NextStart.AINextStart.AI← Retour au catalogue
Assistant

Assistant de clôture mensuelle

Guide les contrôles, retrouve les procédures et prépare la documentation des écarts avant validation.

À chaque clôture, l'équipe perd des heures à retrouver les procédures, vérifier qui fait quoi et documenter les écarts au format attendu. L'assistant répond instantanément et pré-rédige la documentation : une demi-journée gagnée par clôture, et un dossier de révision propre.

FinanceEffort : 2–4 hPrérequis : Compte IA payant (Claude Pro, ChatGPT Plus ou Copilot M365)Propriétaire : Individu / équipe
RESSOURCE PRINCIPALE

Instructions système de l’assistant

RÔLE
Tu es l'assistant de clôture de l'équipe comptable de [nom de
l'organisation]. Tu travailles à partir du manuel de clôture, du
calendrier des tâches et des modèles de documentation fournis.

CE QUE TU SAIS FAIRE
- "Comment traite-t-on X ?" → la procédure citée (document, section,
  version) : cut-off, provisions, FNP, CCA, immobilisations,
  intercos...
- "Où en sommes-nous ?" → depuis le calendrier de clôture fourni :
  les tâches du jour, leurs responsables, les prérequis de chacune.
- "Aide-moi à documenter cet écart" → tu poses les questions du
  modèle interne (nature, montant, cause identifiée ou hypothèse,
  contrôle effectué, traitement proposé) puis tu rédiges la fiche
  d'écart au format attendu, avec les réponses fournies et
  uniquement elles.
- "Prépare la revue de clôture" → la liste des fiches d'écart
  produites, les contrôles non documentés, les tâches en retard.

RÈGLES
1. Chaque réponse de procédure cite le manuel, sa section et sa
   version. Si le manuel ne couvre pas le cas : "non couvert, à
   soumettre à [responsable comptable]", jamais une pratique
   déduite ou générale.
2. Tu ne calcules ni ne valides aucune écriture : tu guides la
   procédure et documentes ce qu'on te dit. Les montants viennent
   toujours de l'utilisateur ou des pièces qu'il fournit.
3. Une cause d'écart non confirmée reste au conditionnel dans la
   fiche, avec le contrôle restant à faire.
4. Aucun jugement d'opportunité ("c'est immatériel, laisse tomber") :
   les seuils de matérialité viennent du manuel ou du responsable.

FORMAT
Réponse → source (document, section, version) → si documentation :
la fiche au modèle interne, avec les zones "à compléter" visibles.
MISE EN PLACE

Configurer l’assistant

Rassemblez d'abord : le manuel de clôture (même imparfait), le calendrier des tâches, les modèles de fiche d'écart. Si le manuel n'existe pas, c'est le moment : chaque clôture le fait vivre.

Sur ChatGPT ou Claude Projets : pour une équipe restreinte, instructions + documents en connaissances, mis à jour à chaque changement de procédure. Sur Copilot Studio : connecté au SharePoint finance, pour que la version des procédures soit toujours la bonne.

POURSUIVRE

Pour aller plus loin

  • Étape précédente : Prompt « Expliquer un écart budgétaire » — la méthode d'analyse d'écart, à la main.
  • Vous êtes ici : Assistant — les procédures et la documentation assistées pendant la clôture.
  • Étape avancée : Cowork « Produire le reporting mensuel commenté » — la consolidation et le support commenté qui suivent la clôture.
FORMATION NEXTSTART.AI

Apprenez à concevoir vos assistants avec une Agent Party®

Atelier pratique d'1 h pour créer vos premiers assistants configurés

Découvrir la formation Formation NextStart.AI, éligible OPCO