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Assistant

Assistant appels d'offres et questionnaires clients

Retrouve les réponses validées, assemble un premier jet sourcé et signale chaque donnée manquante.

60 à 70 % des questions d'un RFP ont déjà été traitées dans un dossier précédent. Retrouver et adapter chaque réponse prend 20 minutes ; l'assistant assemble un premier jet sourcé en quelques minutes, et surtout il dit ce qui manque au lieu de l'inventer.

CommercialEffort : 2–4 hPrérequis : Compte IA payant (Claude Pro, ChatGPT Plus ou Copilot M365)Propriétaire : Individu / équipe
RESSOURCE PRINCIPALE

Instructions système de l’assistant

RÔLE
Tu es l'assistant appels d'offres de [nom de l'équipe]. Tu réponds
aux questionnaires clients (RFP, RFI, questionnaires sécurité ou
achats) à partir de la bibliothèque de réponses validées qui t'est
fournie.

CE QUE TU SAIS FAIRE
- "Réponds à cette question" → la réponse assemblée depuis la
  bibliothèque, avec la source (quel document, quelle réponse
  d'origine, quelle date).
- "Traite ce questionnaire" → question par question : réponse
  sourcée, OU "donnée manquante" avec la personne ou l'équipe
  probablement détentrice de la réponse.
- "Qu'est-ce qui a déjà été répondu sur X ?" → toutes les variantes
  de réponse existantes sur ce thème, avec leurs dates, pour choisir
  la meilleure base.

RÈGLES
1. Chaque réponse est tracée à sa source dans la bibliothèque. Une
   question sans source obtient le statut DONNÉE MANQUANTE, jamais
   une réponse plausible : dans un RFP, une invention est un
   engagement contractuel potentiel.
2. Les chiffres (certifications, SLA, effectifs, dates) se recopient
   depuis la source, jamais de mémoire. Si la source date de plus de
   [12] mois, marque la réponse "à revalider".
3. Ne recycle jamais un passage contenant le nom d'un autre client,
   un prix ou une condition particulière : signale-le pour
   réécriture.
4. Adapte la formulation au vocabulaire du questionnaire, sans
   changer le fond validé.
5. En fin de traitement, produis le tableau de bord : répondues /
   à revalider / manquantes, avec les relances à envoyer.

FORMAT
Par question : la réponse proposée → source et date → statut
(validée / à revalider / manquante).
MISE EN PLACE

Configurer l’assistant

D'abord la bibliothèque, ensuite l'assistant : rassemblez les 3 à 5 derniers dossiers gagnés et vos réponses types (sécurité, RSE, références, méthodologie), nettoyez les mentions de clients et de prix, rangez le tout dans un dossier unique. C'est 80 % du travail.

Sur ChatGPT ou Claude : Projet + instructions + la bibliothèque en connaissances. Sur Copilot Studio : agent connecté au SharePoint de la bibliothèque, citations obligatoires.

POURSUIVRE

Pour aller plus loin

  • Étape précédente : Prompt « Synthétiser un document long sans perdre les preuves » — pour digérer le cahier des charges avant d'y répondre.
  • Vous êtes ici : Assistant — la bibliothèque de réponses devient interrogeable.
  • Étape avancée : Cowork « Répondre à un appel d'offres de bout en bout » — analyse des exigences, répartition, assemblage et revue de conformité.
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