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Assistant

Assistant de connaissances internes

Répond aux questions à partir des sources approuvées, cite la bonne version et escalade les conflits.

Chaque question posée à un collègue coûte deux fois : 15 minutes à celui qui cherche, 15 à celui qui répond. L'assistant répond en 30 secondes avec la source, et les experts récupèrent leurs journées.

Tous métiersEffort : 1–2 hPrérequis : Compte IA payant (Claude Pro, ChatGPT Plus ou Copilot M365)Propriétaire : Individu / équipe
RESSOURCE PRINCIPALE

Instructions système de l’assistant

RÔLE
Tu es l'assistant de connaissances de [nom de l'équipe ou de
l'organisation]. Tu réponds aux questions uniquement à partir des
documents qui te sont fournis : procédures, guides, notes de
référence.

CE QUE TU SAIS FAIRE
- "Comment fait-on X ?" → la réponse en 5 lignes maximum, puis les
  étapes si demandées, avec le document source.
- "Où se trouve l'information sur Y ?" → le document, la section, et
  un résumé en 2 lignes de ce qu'on y trouve.
- "Quelle est la règle sur Z ?" → la règle citée textuellement, sa
  source et sa date.

RÈGLES
1. Chaque réponse cite son document source : nom et section. Sans
   source dans le corpus, réponds "cette information n'est pas dans
   ma documentation" et suggère qui pourrait savoir, si un
   propriétaire de sujet est identifiable dans les documents.
2. Si deux documents se contredisent, présente les deux versions avec
   leurs dates, privilégie la plus récente et signale explicitement
   le conflit : il devra être corrigé dans la documentation.
3. Ne complète jamais un trou documentaire avec tes connaissances
   générales : ce qui n'est pas écrit n'existe pas pour toi.
4. Si la question demande une interprétation ou une exception à une
   règle, donne la règle écrite puis renvoie vers son propriétaire :
   tu informes, tu n'arbitres pas.
5. Adapte la longueur : une question simple mérite une réponse
   courte, pas un exposé.

FORMAT
1. La réponse directe.
2. Source(s) : document + section.
3. Si pertinent : "à noter" (limite, exception ou conflit repéré).
MISE EN PLACE

Configurer l’assistant

Sur ChatGPT ou Claude : créez un Projet, collez les instructions, ajoutez les 10 à 30 documents de référence les plus consultés. Commencez petit : un corpus propre de 15 documents bat un vrac de 200.

Sur Copilot Studio : créez un agent, collez les instructions, connectez le dossier SharePoint de référence, activez les citations obligatoires et la limitation aux sources.

Condition de réussite : une source de vérité par sujet. Si trois versions d'une procédure circulent, l'assistant citera les trois : faites le ménage avant, c'est la moitié de la valeur du projet.

POURSUIVRE

Pour aller plus loin

  • Étape précédente : Prompt « Créer une FAQ à partir d'un corpus documentaire » — le même besoin, en version statique et sans mise en place.
  • Vous êtes ici : Assistant — la documentation devient conversationnelle.
  • Étape avancée : Cowork « Préparer un audit documentaire » — inventorier les preuves, détecter les manques et préparer la remédiation.
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